La planificación estratégica es parte de la etapa administrativa que todo proyecto debe cumplir para asegurar que todas sus actividades le guiarán hasta el logro de sus metas. Al inicio de cada empresa, la ambigüedad puede dar lugar a un ciclo de actividades que no llevan a ningún lado; es indispensable contar con una guía (una referencia) de lo que debe hacerse.
Completando todos los detalles que implica esta planificación, cualquier idea de negocio obtendrá solidez en cuanto al marco operacional. Sabiendo qué debe hacerse para lograr determinados objetivos es más sencillo optimizar recursos, procesos y dirigir al personal para que todo salga bien.
Sin esto en cuenta, es muy probable que haya mucho desperdicio de recursos y que a mediano plazo, la empresa fracase. Bien lo dice el viejo refrán, el que no sabe a dónde va, ya llegó.
Por este motivo quiero que me acompañes a un recorrido preciso sobre qué aspectos debes considerar en tu planificación estratégica y lo que debes hacer para llevarla a cabo.
Etapas de la planificación estratégica
Un error común cuando se habla de planificación estratégica es creer que solo con dejar las cosas en papel es suficiente. Este es un proceso cíclico que perdura en el tiempo y que se enlaza a procesos más grandes dando origen a nuevas planificaciones.
La vida de las empresas no es estática; el mercado no lo es, ni mucho menos tus competidores. Con eso en cuenta, entenderás que este tipo de planificación no tiene un punto final definitivo, sino puntos de descanso en ciertos espacios de tiempo para luego reanudar.
Permíteme explicarte más a detalle con las etapas de la planificación estratégica.
En principio, la planificación orientada a resultados consta de 2 etapas iniciales:
- Análisis interno y externo
- Planteamiento de objetivos y plan de acción
Luego, tras poner en marcha cada actividad, entran 2 etapas adicionales de la planificación:
- Medición de resultados
- Replanteamiento
¿Por qué es importante la planeación estratégica?
La planeación estratégica proporciona la descripción del producto, la fijación de precios, la distribución y las decisiones de promoción para crear una oferta que resulte atractiva a los clientes. También trata de la implementación, el control y los ajustes continuos en las decisiones a tomar sobre el producto.
Fuente: O.C. Ferrel/ Michael D. Hartline (2014). “Estrategia de Marketing” (Quinta edición).
Análisis interno y externo en la planificación estratégica
En esta etapa, es indispensable contar con herramientas como la matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) para determinar las bases empresariales sobre las que se trabaja. Sin esta herramienta, es probable que no exista una comprensión clara de la situación real de la organización.
Es necesario detallar, sin importar cuánto tiempo tome, los recursos, métodos, socios y todo lo disponible para llevar a cabo los planes del futuro cercano. Además, complementando con una investigación de mercados exhaustiva, deberás tomar notas sobre tu competencia y de qué manera su actividad influye en tus objetivos.
Para ello, la matriz EFE (matriz de factores externos) puede ser de gran utilidad.
Planteamiento de objetivos en la planificación estratégica
A diferencia de otro tipo de planteamientos, cuando se trata de los objetivos dentro de la planificación estratégica es indispensable que estos cumplan con la estructura SMART. De esta manera, aseguras que cada meta planteada sea:
- Específica
- Medible
- Alcanzable
- Importante
- Dentro de un plazo de tiempo definido
No se podría hablar de estrategia si cada objetivo está aislado y no aporta nada para cumplir la misión de la empresa ni conlleva al cumplimiento de la visión. Por supuesto, si estos dos últimos no están definidos, deberás sacar un espacio para hacerlo.
Misión
Consiste en lo que la empresa pretende realizar, las actividades que le dan vida y responden a la preguntas: ¿A qué te dedicas? ¿Qué deseas realizar en el futuro cercano?
Visión
Se constituye por un planteamiento futurista que describe el mejor escenario de la empresa dentro de un largo período de tiempo. Responde a las preguntas: ¿Qué deseas alcanzar? ¿Cómo ves a la empresa dentro de 10 años?
Medición de resultados
Una vez puesto en marcha el plan definido en las etapas anteriores, aseguramos la estrategia solo si podemos medirla. Por ello la necesidad de trabajar conforme a objetivos SMART; sin embargo, establecerlos no es suficiente.
Necesitas que en cada uno de ellos definas un conjunto de indicadores de gestión, o KPIs, que te ayudaran a medir cuantitativamente el progreso. Mientras más objetivo puedas ser en el estudio de los indicadores, mejor, pues a nivel corporativo, necesitarás que el análisis del performance sea lo más preciso posible.
Esta sección suele tomar un tiempo dividido en dos secciones:
- Recolección de métricas
- Análisis e interpretación de las mismas
Replanteamiento en la planificación
En esta etapa, el estratega debe contrastar los resultados del monitoreo del performance con respecto a los objetivos iniciales. Se debe considerar el hecho de que una cosa es lo que se piensa al inicio de la estrategia y otra es la realidad de cómo reacciona el mercado.
Por ello, no incluir una fase de replanteamiento en la planificación estratégica es asumir que todo saldrá perfecto. Sin embargo, existen muy pocos casos donde todo salió excelente desde el principio.
En este sentido, el estratega debe considerar que existen tres tipos de escenario; no obstante, definir estos campos dentro de su estrategia le será de gran utilidad.
- Escenario posible: comprende situaciones que podrían desarrollarse, aunque no necesariamente tengan altas probabilidades.
- Escenario deseable: es el escenario que ofrece mejores beneficios; el que representa el logro de los objetivos.
- Escenario probable: considera una gran variedad de factores y define todo lo que podría ocurrir en cualquier proceso.
Cómo desarrollar la planificación estratégica para mi negocio
Crear una planificación estratégica tomará algo de tiempo; consta de un documento en el que se detalla la columna vertebral de la actividad empresarial. En otras palabras, es un documento que rige todas las actividades de cada uno de los departamentos.
Es insensato operar sin esta, pero también lo es creer que la tendrás lista en cuestión de horas.
Sabiendo esto, permíteme mostrarte el paso a paso de cómo desarrollarla para tu empresa.
El punto de partida
Debido a que es un documento extenso, lo ideal es comenzar con los aspectos básicos de la empresa. Entre estos deberás incluir la misión, visión, valores, y otros atributos que rigen la operatividad del proyecto.
Seguidamente, debes especificar qué arroja cada una de las matrices que has utilizado, pudiendo ser:
- FODA: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
- EFI: factores internos.
- EFE: factores externos.
- MPC: posición competitiva.
- Ansoff: dirección estratégica de crecimiento.
No necesariamente debes utilizarlas todas, pero sí deberás sustentar tu planificación en datos reales que se extraen con estas herramientas.
Luego de ello, procede con el establecimiento de objetivos y define los recursos que necesitas para llevarlos a cabo. Evidentemente, levantar presupuestos puede ser algo engorroso al inicio, sobre todo cuando la empresa está por formarse; no obstante, es la única manera de saber si estás completamente preparado para aventurarte a ese mercado.
En caso de no contar con suficientes recursos, lo ideal es hallar alternativas para acrecentar el capital. Reducir el alcance de los objetivos para ahorrar dinero es igual a recortar el alcance y el potencial de la empresa.
Por supuesto, debes tener como prioridad la visión de la empresa. Así te aseguras de que cada decisión se mantiene dentro de un mismo marco referencial.
Punto intermedio
En el lapso de tiempo establecido para los objetivos debes tener a disposición un gran volumen de datos. Como comprenderás, necesitas dejar que la estrategia se desarrolle durante un tiempo para poder medir si está dando resultados o no.
Esta es la parte más riesgosa, porque en el peor de los escenarios, puede que los objetivos no se cumplan y haya un inevitable desperdicio de recursos en un marco temporal. Por ello, es indispensable estimar el tiempo de las métricas.
Es complejo determinar el tiempo adecuado para llevar a cabo la evaluación, debes evitar cambiar el plan antes de tiempo, pero también debes estar atento de no dejar correr una estrategia que no funciona. Por ello la definición de los KPIs no es opcional; con ellos observarás el curso de las operaciones y podrás identificar tendencias para tomar decisiones oportunas.
Estudia, extrae datos, analiza y evalúa qué es lo que debes hacer para que la empresa se mantenga en el camino hacia la materialización de la visión.
Punto final
La última parte del documento comprende una explicación detallada de cada una de las actividades que deben desarrollarse. Si la empresa es muy grande, entonces debe ser organizada por departamentos de una manera simple pero que comprenda la sinergia entre las actividades y la importancia del cumplimiento de cada una.
Es una sección netamente instructiva que actuará como marco referencial para la toma de decisiones y establecimiento de objetivos más pequeños a escala departamental.
Adicionalmente, debes agregar un espacio para obtener la retroalimentación de los especialistas de cada área. Solo los líderes que escuchan lo que tienen que decir sus subordinados, son capaces de entender a profundidad la operatividad de su departamento. En ese sentido, puedes desarrollar la planificación estratégica y con estos aportes adicionales puedes refinarla para evitar al máximo los errores.
El documento llega hasta este punto, pero la esencia de la planificación queda latente, esperando nuevas métricas para establecer nuevos planteamientos.
Sé diligente, objetivo y prudente con el manejo de estos conceptos. Toma el tiempo necesario y apóyate en los especialistas con los que trabajas para garantizar que tu planificación se lleve a cabo de la mejor manera.