Un negocio propenso al éxito es uno que está orientado al orden y a la innovación. Bajo esta premisa es vital contar con una filosofía de trabajo que permita mantener ambos enfoques. Sin duda lo que se conoce como las 5S y Kaizen forman parte de este tipo de pensamientos.

Me encantaría que te quedaras hasta el final; deseo compartirte algunos detalles de ambos puntos que sé que puedes aprovechar al máximo en tu empresa.

¿Qué es el método Kaizen?

Kaizen significa cambio para mejorar; deriva de las palabras KAI cambio y ZEN bueno. Es el cambio en la actitud de las personas. Es la actitud para engendrar la mejora, procediendo a la utilización de las capacidades de todo el personal, la que hace avanzar el sistema hasta llevarlo al éxito.

Lógicamente, este espíritu lleva aparejada una manera de dirigir las empresas que implica una cultura de cambio constante para evolucionar hacia mejores prácticas, que es a lo que se refiere la denominación de mejora continua.

En las empresas se deben emplear dos tipos de mejoras: las que suponen una revolución en la forma de trabajar y las pequeñas mejoras cuyos beneficios son menos espectaculares, pero no por ello menos importantes.

Las revoluciones en las empresas se apoyan en la innovación de los productos y de los procesos, y se llevan a cabo con técnicas como la reingeniería de procesos. Kaizen se centra en las pequeñas mejoras que proponen y llevan a cabo los propios integrantes de los equipos que las sugieren, la clave de la mejora continua es la participación y todos los empleados deberían participar en este sistema.

Los nueve mandamientos principales del sistema Kaizen de mejora continúa

  • Aprender en la práctica.
  • Todo desperdicio debe ser eliminado. Todos los colaboradores deben estar comprometidos en el proceso de mejora.
  • El aumento de la productividad se debe basar en acciones que no exijan una alta inversión financiera.
  • Se debe aplicar en cualquier local o empresa.
  • Las mejoras obtenidas se deben divulgar, para existir una comunicación transparente.
  • Las acciones se deben concentrar en el lugar que más las necesita.
  • El método Kaizen se debe dirigir de manera que su objetivo sea únicamente la mejora de los procesos.
  • Dar prioridad a la mejora de las personas debe ser lo más importante.
Te interesará  Pasos para aplicar embudos de marketing

Como implementar el método Kaizen

Todo parte del compromiso. Sin él, la metodología kaizen no podría aplicarse a la organización ni a ninguna de sus áreas. A rasgos generales la implementación del modelo surge de un planteamiento y la puesta en marcha de una hipótesis mediante un experimento que la valide. Y todo esto se resume en los siguientes pasos:

Plan (Planear)

Teniendo en cuenta la situación actual de tu negocio debes partir desde un objetivo marcado. Analizas cuál es tu problema y defines el plan de acción.

Do (Hacer)

Una vez que tengas claro el primer punto es recomendable que establezcas y definas las acciones que desarrollarás en tu plan y deberás ponerlas en marcha.

Check (Comprobar)

¿Cómo vas a saber qué objetivos se cumplen y cuáles no? ¿Cómo piensas calcular el progreso de tus estrategias?  En este tercer punto debes analizar los resultados obtenidos y contrastarlos con la información que tenías antes de poner en marcha las acciones. Solo si se han obtenido los resultados que te marcaste podrás avanzar. De lo contrario, deberás volver al principio.

Te interesará  Lo que debes saber sobre el negocio de franquicias

Act (Actuar)

En caso de que las acciones que marcaste logren cumplir con los objetivos, es necesario proceder a estandarizarlas para fijarlas en los procesos. Pero recuerda que es un proceso de mejora continua. Cada una de las acciones la podrás utilizar para reflexionar cómo mejorar la siguiente vez.

¿Método 5S del Kaizen?

Es una metodología que permite organizar los lugares de trabajo con el propósito de mantenerlos funcionales, limpios, ordenados, agradables y seguros. El método 5S es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad por lo que es la primera herramienta a implantar en toda empresa que aborde el Lean Manufacturing.

Produce resultados tangibles y cuantificables para todos, con gran componente visual y de alto impacto en un corto tiempo plazo de tiempo.

Es una forma indirecta de que el personal perciba la importancia de las cosas pequeñas, de que su entorno depende de él mismo, que la calidad empieza por cosas muy inmediatas, de manera que se logra una actitud positiva ante el puesto de trabajo.

El método de las 5S, así denominado por la primera letra en japonés de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:

  • Seiri, despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil.
  • Seiton, ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio.
  • Seiso, recuperar, limpiar. Reparar lo que no está bien.
  • Seiketsu, normalizar, mantener. Establecer los procesos.
  • Shitsuke, disciplina, respetar las reglas. Actuar sistemáticamente respetando los criterios establecidos.

Aplicando las fases del método 5S

Quedándonos solo con lo útil: Seiri

Hay que llevar a cabo una clasificación entre útil y no útil, tan solo se quedarán aquellos elementos que sean útiles para la empresa y que permitan el funcionamiento óptimo de todos los departamentos y procesos que se lleven a cabo.

Te interesará  Qué es el diseño gráfico y cuáles son sus características

Organización a todos los niveles: Seiton

Este paso implica un gran ahorro de tiempo de trabajo que de otra manera se desperdicia al tener que buscar los materiales necesarios para realizar el trabajo. Además de fomentarse una sensación de limpieza y organización que resulta positiva para el ambiente laboral.

Manteniendo limpio el entorno de trabajo: Seiso

Los trabajadores deben comprometerse a mantener sus puestos de trabajo lo más limpio y aseados posibles y serán ellos los responsables de que así sea.

Creando la costumbre en la empresa: Seiketsu

En este punto se invita a todos los miembros de la compañía a informar de posibles puntos de mejora para la empresa en cualquier aspecto, manteniendo los hábitos que se están estructurando, desde el presente hasta el pasode los años. De tal manera que se complementen de manera sólida dentro de la filosofía corporativa para todos sus integrantes.

Compromiso a largo plazo: Shitsuke

Tener el compromiso para buscar mantener la responsabilidad, y la virtud de garantizar la mejora constante de la empresa a través de la ayuda de todos sus integrantes, la implementación de valores, debe de ser a diario, de esta manera generará una armonía y una fusión de compromiso entre el trabajador y la empresa.

Algunas empresas occidentales han optado por traducir las 5S del método Kaizen al inglés: Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain.