Una de las cuestiones a tener en cuenta al momento de iniciar un proyecto, es la forma de medir el avance de este.
Hay maneras clásicas para poder ir viendo el avance y gestión del mismo.
No obstante, como es de conocimiento, con el avance de las tecnologías, esto ha evolucionado.
Quizás esto resulte un poco confuso para muchos, pero la verdad es que ha vuelto práctico este proceso. Y es que para una correcta gestión de proyectos es necesario que haya un control y supervisión activa de todo.
Lo ideal sería que el líder del proyecto estuviera inmerso en cada paso, no obstante, a veces esto es complicado. Por lo que casi siempre, se compacto todo el avance y se da a conocer en las reuniones semanales.
Un punto a favor para algunos y no para otros es que esto hace que el proyecto avance rápido. Sin embargo, da pie a errores que verán luego al detallar más a fondo.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Para esto, la tecnología nos brinda ciertas formas de poder observar, detallar, analizar y conocer los avances según se vayan dando.
Las herramientas virtuales para este tipo de gestión son varias, y tienen la característica de poder comunicar avances del mismo.
Habrá algunas más completas que otras, pero sin duda son muy útiles.
Estas páginas tienen como finalidad reportar avances y problemas dentro de las fases de un proyecto en los distintos puestos que componen el equipo.
Estas herramientas, trabajan directamente interconectadas con un usuario central, en donde todos pueden ver el avance de sus compañeros.
Estas, pueden ser trabajadas online, sin descargar un programa en tu computadora, como también pueden ser Softwares, en el caso de una empresa que maneja mucho personal.
¿Cómo emplearlas adecuadamente?
Hay muchas formas de usarlas para la gestión de proyectos, sin embargo, siempre es bueno tener en cuenta que mientras más sencillo, es mejor. El panel donde se colocan las tareas según el usuario debe ser lo más ordenado, preciso y conciso posible para que cada quien detalle sus labores del día.
Aparte, los mismos deben tener en cuenta que esto será visto por el superior directo, por lo que los avances, comentarios y problemas deben ser claramente detallados.
Todo debe estar bajo el ordenamiento de las metas asignadas para el departamento. Lo ideal de esta forma es que se puede determinar rápidamente hacia dónde van los esfuerzos de la semana.
Puntos a favor de incluir estas herramientas
Tiempo
te permitirá conocer cuáles labores requieren más tiempo de trabajo y cuáles pueden ser realizadas rápidamente.
Control
Controlar los aspectos de un trabajo, te ayudará a poder reaccionar a los imprevistos y poder resolver a tiempo cualquier problema que pudiera resultar de una situación.
Productividad
Los equipos, requieren su momento para poder descansar dentro de los horarios laborales, por lo que aquí, puedes conocer la productividad de los mismos en cada fase del proyecto.
Rentabilidad
Esto no se trata solo de dinero, ya que hay recursos invaluables como el tiempo, que no se tienen en cuenta en el progreso de un proyecto.
En este punto podrás conocer si la idea que tienes resultará rentable al momento de publicarla o cuando ya es una pérdida de tiempo.
¿Cuáles son las mejores herramientas para gestión de proyecto?
Trello
Siendo una de las herramientas más famosas del mundo en cuanto a gestión de proyectos, esta página online te permite conocer a detalle cada fase.
Su estilo de Kanban, hace que la distribución sea cómoda y editable, haciendo que su uso sea amigable para tu equipo.
De igual forma, puedes colocar tiempo de entregas en las tareas, como también crear subtareas y especificaciones dentro de la misma.
Además de que permite adjuntar archivos e imágenes y puede ser enlazado con otras páginas y softwares de gestión.
Notion
Siendo la más nueva de esta lista y la que mayor fama ha cosechado desde el año 2020 por su enorme adaptabilidad al usuario.
Con esta página puede incluir muchos detalles para volver más pragmático el conocer el avance del programa.
Por otro lado, puede ser muy práctico si trabajas en el área del diseño, ya que puedes adjuntar la grilla con los diseños correspondientes para que esté al alcance de todos.
Su objetivo principal es brindar un espacio intuitivo y sencillo, pero también editable para los usuarios.
De igual manera, puede ser enlazada con otras páginas de gestión como con Google Maps y Drive.
Asana
Entramos al terreno de una de las herramientas más completas, y es que Asana te permite infinidades de posibilidades.
Conocida como la Reina en gestión de proyectos, esta página te permite controlar y supervisar muchos departamentos.
Desde ventas, diseños, recursos humanos y operarios, con esta puedes distribuir todas tus tareas de forma ordenada y sencilla.
De igual manera, con su barra de progreso te permite conocer el progreso de cada una de las actividades.
En caso de querer todo en forma de lista, puedes transformarlos, al igual de quererlo de una forma más visual con sus casillas personalizables.
Redbooth
Entramos en esta opción que viene de una gran transformación, ya que anteriormente era conocida como “TeamBox”.
Su plataforma es muy sencilla de usar e intuitiva para los nuevos usuarios, ya que aprovecha su sencillez para maximizar su eficacia.
Posee un chat interno en el cual puede dejar instrucciones más específicas como también un buscador para localizar tareas entre montones de cosas por hacer.
Sin duda, si estás empezando en el mundo de la gestión de proyectos este puede ser un excelente primer paso.
Slack
Esta herramienta mantiene una característica peculiar, ya que propone usar una interfaz parecida a lo que es una app de mensajería instantánea.
Con esto en mente, su uso se vuelve bastante sencillo, ya que, entre colaborador y jefe, pueden conversar directamente.
Por otro lado, también permite la creación de canales en donde todo el equipo de un proyecto puede participar.
Dentro de sus funcionalidades existe la opción de enlazar con servicios como Google Drive, Dropbox, Salesforce y otras más para tener una forma de almacenamiento.
