Implementar un plan de comunicación ayuda a promover la eficiencia y productividad de una empresa, debido a que permite tener mayor claridad sobre las acciones a realizar por cada departamento.
Por lo tanto, si quieres tener éxito en tu negocio, te interesará saber en qué consiste y cómo elaborarlo. ¡Acompáñanos en este post!
¿Qué se define como plan de comunicación?
La definición de plan de comunicación está relacionada a una hoja de ruta que contiene la estrategia de comunicación hacia un público. Allí se define todo lo correspondiente a los objetivos sobre:
- Los tipos de mensajes que se van a difundir
- La audiencia a quién se dirigirá
- Las acciones o tareas a realizar
- El canal donde va a desarrollarese
Ahora bien, cuando hablamos sobre plan de comunicación en una empresa, es importante mencionar que nos encontramos con dos clasificaciones:
- Plan de comunicación interno
Dicho plan es diseñado de manera exclusiva para los miembros de una empresa. Su objetivo es fomentar una buena comunicación entre trabajador-empresa y al mismo tiempo crear acciones que promuevan el traspaso de información entre cada uno de ellos.
- Plan de comunicación externo
Consiste en aquel plan de comunicación diseñado para un público objetivo, con la intención de mejorar la imagen de la marca.
Por lo tanto, incluye a esas comunicaciones o relaciones existentes con las empresas, como proveedor-empresa, accionistas-empresas, consumidores-empresas.
Con respecto a la estrategia utilizada para su implementación, suele estar basada en la aplicación de canales online y offline. Los primeros exigen el uso de internet para desarrollarse, mientras que los segundos no.
¿Para qué sirve un plan de comunicación?
Hay muchas cosas para las que sirve un plan de comunicación. Ellas son:
- Ayuda a unificar el mensaje que se intenta proyectar con la marca.
- Los recursos humanos y materiales pueden ser planificados gracias a este plan.
- Es más fácil tener una visión amplia sobre las tareas o actividades a ejecutar.
Del mismo modo, es vital para enfocar el rumbo que tomará la empresa y la forma en cómo desea comunicarse con sus trabajadores y con el exterior.
Pasos para elaborar un plan de comunicación
Los pasos a seguir para elaborar un plan de comunicación efectivo, son:
- Hacer un análisis de la empresa con la estrategia DAFO
El primer paso es saber cómo se encuentra la empresa, haciendo un análisis de manera interna y externa. Una forma de obtener estas respuestas es con la aplicación de la estrategia DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
Lo ideal es plantear cada uno de estos aspectos de la empresa en un recuadro para analizarlo de manera detallada, y descubrir el mejor rumbo para el tipo de comunicación que desea proyectar.
- Establecimiento de objetivos SMART
Lo segundo es establecer los objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Orientados a resultados, Tiempo determinado).
Es importante mencionar que su definición debe estar basada en los recursos permitidos por las empresas. Sin embargo, lo más recomendable es no excederse de cuatro objetivos.
- Identificar a la audiencia a la que se enfocará el plan de comunicación
La clave en el diseño de un buen plan de comunicación está en conocer adecuadamente a quiénes se va a enviar la comunicación. Dependiendo de ello, se establecerán los medios más adecuados.
Por ejemplo, si lo que se quiere es enviar un comunicado de prensa, el tipo de audiencia a dirigirse serían los medios de comunicación.
- Crear un esquema y escribir el plan a seguir
Para llevar todo de manera ordenada, es muy útil crear un esquema o plantilla de comunicación donde se incluya todo de una manera más precisa.
Dicho esquema puede incluir los siguientes parámetros:
- Propósito del plan de comunicación
- Responsabilidades de cada trabajador
- Normativas a seguir
- Cómo mantener un plan de respuesta eficaz
- Elegir los canales donde se enviará el mensaje o comunicado
Los canales o medios de comunicación deben ser elegidos de acuerdo al tipo de mensaje a enviar. Así como los más utilizados por el público o audiencia objetivo.
Por ejemplo, si se cuenta con una lista de suscriptores a una página web, es posible apoyarse en los boletines electrónicos desde los correos para comunicar la información. Esto también puede manejarse entre los boletines enviados de manera interna en las empresas.
- Ejecutar el plan de comunicación
Finalmente, es momento de poner en acción el plan de comunicación a través de la planificación realizada.
Por ejemplo, si el objetivo de la empresa es promover una oferta para sus suscriptores, entonces el plan a seguir es enviarles las ofertas desde la dirección de correo electrónico suministrada.
Del mismo modo, es recomendable evaluar los resultados y revisar si el plan de comunicación está funcionando como se espera, o es necesario realizar algunos cambios. De marchar todo bien, indica que la elaboración del mismo fue todo un éxito.