¿A quién no le gusta tenerlo todo bajo control? Con un buen cronograma de actividades facilita que las cosas salgan bien. Por ejemplo, se puede empezar con planes, tareas planificadas sobre calendario y todo lo que se le parezca.
En el mundo empresarial y el mundo en general también se tiende por naturaleza al desorden y al caos. Por eso, vale la pena esforzarse para tenerlo todo bien organizado. ¿Por dónde empezar? El primer paso sería crear un cronograma de actividades semanal y armar un plan de trabajo, para lograr tus tareas y objetivos establecidos para la gestión de tus proyectos.
Es importante que sepas este dato, recuerda que al construir una casa, no se comienza por el tejado, siempre debe hacerse un plan de trabajo; No es complicado de hacer y en este artículo te ayudaré a planificarte de una manera eficiente.
¿Qué es un cronograma de actividades?
Independientemente del tamaño o el alcance del proyecto, el cronograma de actividades debe ser una parte de su gestión. Una pregunta frecuente que se hacen muchos usuarios es ¿Qué es un cronograma de actividades? Y te lo responderé de una manera muy fácil; Es una herramienta que se utiliza en muchas empresas para llevar a cabo la gestión de proyectos. El Project Manager puede conocer el momento en que cada actividad se debe llevar a cabo, las tareas que ya se han completado y la secuencia en que cada fase tiene que ser ejecutada.
No obstante, hay que tener en cuenta que la precisión de esta herramienta de gestión de proyectos dependerá de la diligencia con que se lleven a cabo las actualizaciones; Debido a la incertidumbre que implica cualquier proyecto, este cronograma se debe de revisar periódicamente, de forma simultánea al transcurso de la ejecución.
Ventajas de la planificación del cronograma de un proyecto
Para el diseño de un cronograma de actividades de un proyecto esta es una herramienta verdaderamente útil, no solo trae beneficios para la organización que se encarga de todo, sino del personal que trabaja en ella. Entre las ventajas que más se destacan se encuentran estas:
Asignación de tareas
Claramente, existe una diferencia muy grande entre un equipo donde todos se encarguen de hacer un poco de todo lo necesario, a uno donde cada labor se encuentre definida previamente y cada individuo sepa qué, donde y cuando hacer las cosas.
Mejorar el seguimiento de las tareas
Es perfecto para los líderes responsables de los proyectos, les permite tener una visión global de los plazos y etapas, también les ayuda a tener más control sobre lo que sucede durante todo el desarrollo del proyecto.
Hacer cambios es más fácil
La perspectiva que permite el cronograma a los líderes es perfecta para detectar rápida y fácilmente los fallos u obstáculos que se puedan presentar, de tal modo que pueden prevenirlos y crear estrategias para mitigar los efectos negativos.
Ayuda que los participantes del proyecto se sientan motivados
Los cronogramas establecen plazos para realizar cada una de las tareas para completar un proyecto, por lo tanto, los implicados se ven incentivados a cumplir en la fecha y hora fijadas en un plazo específico.
Optimiza el uso de recursos
Ayudan a definir de manera exacta cuáles son las herramientas que se necesitan en cada momento del proyecto, al mismo tiempo produce un margen donde se pueda llegar a requerir de otros a pesar de no estar previstos.
Cómo hacer un cronograma de actividades para un proyecto
Para crear un cronograma de actividades, será este el último paso del itinerario que hay que seguir para que esta cumpla su función. Una metodología exitosa comienza en la mente del empresario, discurre ante los ojos del equipo y, finalmente, se traslada al plan de trabajo.
Hoja de ruta
Para que el cronograma tenga unos cimientos sólidos, hay que empezar por hacer una fotografía general que esclarezca el objetivo final, los medios de que se disponen, el marco temporal y los responsables de cada actividad. En otras palabras: el qué, cómo, cuándo y quiénes.
Orden de prioridades
En esta fase determinaremos el lugar que ocupa cada una de las actividades en una lista jerárquica. Una vez terminada, es importante clasificar las tareas en función de su interrelacionalidad:
- Tareas que solo pueden comenzar una vez que la actividad precedente haya sido terminada.
- Tareas que pueden ser iniciadas simultáneamente.
- Tareas que deben comenzarse al mismo tiempo que otras son concluidas.
- Tareas que deben ser completadas al mismo tiempo.
Estimación de recursos
Los medios económicos, materiales y humanos de que dispone el proyecto y su asignación a cada una de las actividades.
Plazos
Realizaremos un cálculo aproximado del período imprescindible para llevar a cabo cada una de las actividades y alcanzar los objetivos marcados. Es aconsejable conceder un cierto grado de laxitud al establecer las fechas límite, para cubrirnos ante los imprevistos.
Finalizada la planificación, es el momento de trasladarla a una estructura coherente y accesible; es decir, confeccionar el cronograma propiamente dicho. Es fundamental que la herramienta sea, en primer lugar, flexible, para poder reajustar los márgenes temporales y materiales; y, por supuesto, fácilmente actualizable.
Los imprevistos pueden surgir en cualquier momento. La organización tiene que tener en cuenta esto y mantenerse alerta para suplirlos cuanto antes. Pero, ¿qué hacemos para evaluar nuestro cronograma de actividades?
Tres herramientas útiles para realizar el seguimiento del cronograma de actividades del proyecto:
Método de la cadena crítica
Se usa para evitar errores en la disponibilidad de recursos. Se trata de hacer el proceso eficiente: realizar la tarea en el menor tiempo posible, con los menores recursos posibles.
Análisis What If
Simulando los diferentes escenarios en el proyecto para determinar los posibles problemas y sus soluciones.
Nivelación de recursos
Reorganiza el orden de las actividades para averiguar si los recursos estarían disponibles en este supuesto.
Gestionar una actividad sin el apoyo de herramientas tan importantes como lo es el cronograma de actividades para un proyecto resulta complicado y riesgoso, ya que no permite tomar decisiones sin perder objetividad, elevando considerablemente los riesgos.