Si estás en busca de modelos de trabajo o métodos que permitan aumentar la efectividad de las operaciones de la empresa, seguramente habrás escuchado sobre los círculos de calidad. Esta interesante estrategia que aparece posterior a la segunda guerra mundial forma parte de los pilares que sostienen la productividad de grandes firmas, como la icónica Toyota.

Siendo una práctica que ha demostrado un alto grado de efectividad por más de ocho décadas, y que cada vez se optimiza más, por supuesto que vale la pena implementarlo. ¡Eso es lo que aprenderemos hoy!

Funcionamiento y objetivos de los círculos de calidad

Los círculos de calidad son un equipo destacado de trabajo en el que se abordan situaciones que afectan la efectividad de un departamento específico de la empresa. Se conforma por voluntarios que cuentan con experiencia en el departamento y que están dispuestos a aportar ideas para implementar mejoras.

Gracias a ciertas actividades, este equipo recopila información, genera ideas y desarrolla propuestas de innovación apoyándose en la experiencia en primera persona; el conocimiento resultante de la interacción directa y constante dentro del departamento.

¿Quién sabría más sobre las incidencias de un departamento que los que hacen vida en este?

El propósito es aprovechar la propia experiencia del personal para optimizar todos los factores posibles dentro del entorno de trabajo. Incluso, las propias actividades o la línea de negocio.

Círculos de calidad
Objetivos de los círculos de calidad

Pasos para implementar los círculos de calidad Ishikawa

Entendiendo que quieras implementar cuanto antes esta modalidad, permíteme compartir contigo un conjunto de pasos que necesitas cumplir. Ten por seguro que una vez implementado, se detonará una oleada de cambios significativos en el departamento y podrías esperar aumentos tanto en las tasas de productividad como en las de la calidad misma.

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Identifica los departamentos que lo ameritan

Para implementar correctamente estas prácticas, es importante destacar que no es posible crear un solo círculo que aborde todas las actividades de la empresa. Considerando que el propósito es contar con opiniones llenas de experticia, lo ideal es realizarlo por departamentos.

Por ello, identifica qué departamentos ameritan intervención estratégica y determina cuántos círculos has de crear para ello. Solo una segmentación departamental permitirá que el flujo de actividades sea preciso.

Garantiza el respaldo del alto mando

Una vez identificadas las áreas en las que se implementarán estos círculos, asegúrate de darle el respectivo respaldo por la directiva y gerencia. De nada sirve si se construye un equipo de especialistas para innovar y mejorar los procesos, si al final el alto mando no respaldará las propuestas.

Ten en cuenta que solo con la autoridad necesaria se podrán implementar medidas disruptivas para mejorar los procesos.

Construye los respectivos equipos

En cada departamento involucrado, notifica sobre la creación de estos nuevos equipos de trabajo. Explica el propósito, enfatiza el respaldo y proyecta el tipo de mejoras en común para el departamento y quienes hacen vida en este.

Partiendo de esto, inicia el proceso de reclutamiento voluntario. Aquellos con experiencia, capacidad de análisis y comunicación e iniciativa, podrán integrarse a su respectivo círculo. Ten en cuenta que, para una gestión eficiente, lo ideal es contar con un panel de 7 a 10 empleados por cada nuevo panel.

Establece el plan de trabajo

Sea que tengas uno o más círculos de calidad, lo importante es mantener la segmentación. Cada panel para un departamento específico y así garantizamos la efectividad.

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Una vez construidos los equipos de trabajo, diseña el plan; establece los objetivos, estructura un cronograma de reuniones, formatos y demás. Esto permitirá que no se vean afectadas las jornadas de trabajo y que todo mantenga un orden, un esquema primario sobre el cual se desarrollen las actividades.

Documenta todo de principio a fin

Asegúrate de darle la importancia adecuada a cada opinión, idea o evento dentro de los círculos de calidad. En cada reunión debes documentar un respectivo informe en el que se detallan las actividades empleadas, los hallazgos y las respectivas sugerencias.

Recordemos que las prácticas relacionadas a la gestión de calidad involucran un análisis tanto cualitativo como cuantitativo. Por ende, requerirás datos tanto subjetivos como estadísticos para tener una comprensión amplia sobre las operaciones del departamento en cuestión.

Analiza la tendencia de optimización de procesos

Considerando que los grandes cambios no surgen de la noche a la mañana, establece periodos trimestrales o semestrales para analizar las tendencias de optimización. Gracias al registro minucioso de todo lo ocurrido, podrás identificar tendencias que serán la base para una nueva toma de decisiones.

Solo a través del análisis objetivo podrás determinar qué paso a tomar es el que favorecerá con creces al personal, al departamento y en consecuencia a la empresa.

Implementa medidas preventivas y correctivas

Considerando que el trabajo de los círculos de calidad no tiene un punto final específico, puedes plantear lapsos de tiempo en los que se deba tomar acción. Con la evidencia y las decisiones estratégicas, lo que haría falta es implementar las medidas preventivas o correctivas según sea el caso.

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Este paso permitirá demostrar que el tiempo y los recursos invertidos en los equipos colaboradores vale la pena; se crean mejoras tangibles, así que no habría motivos para detener las operaciones de este panel de voluntarios.

Factores que influyen en la implementación de los círculos de calidad

Es importante aclarar que en la teoría es mucho más simple que en la práctica. Para lograr una correcta implementación de estos equipos de optimización de procesos, debes considerar algunos factores determinantes.

Recordando que se trata de un equipo de trabajadores voluntarios, es importante contar con que:

  • Existe una buena relación empresa/trabajador
  • Se ha desarrollado el sentido de pertenencia
  • Existe una filosofía organizacional orientada a la innovación
  • El desarrollo del personal y de la empresa son prioridad
  • La directiva decide en pro del beneficio en común
  • La opinión del personal es considerada valiosa
  • Otros

No puedes esperar que, si la empresa nunca ha tomado la iniciativa para optimizar los departamentos, el personal se muestre interesado en apoyar la idea desde un primer momento. Lo más importante es contar con una cultura organizacional acorde para que todas las partes se integren y la implementación de esta práctica sea efectiva.