Cuando una organización carece de un plan de comunicación, generalmente está expuesta a sufrir más con las adversidades. Es increíble como una palabra, un post, una fotografía o cualquier elemento de ese estilo, afecta la aceptación de una marca.

Un error en el mensaje o en la manera en cómo se transmite, puede hacer que parte de la audiencia del proyecto se torne en contra. A esto se le conoce como crisis y ciertamente todos estamos expuestos a ser víctimas de una crisis mediática.

No obstante, aun cuando el escenario es desfavorable, cuando hay un plan definido, existen alternativas rápidas para frenar la caída y retomar el curso alcista. Por ello, no es negociable considerar un plan concreto para el manejo de la comunicación de tu proyecto.

En ese sentido, hoy te presento las claves que te permitirán darle forma a tu plan y gracias a ello, la imagen de tu marca siempre estará protegida.

¿Qué sucede cuando no hay un plan de comunicación?

A estas alturas del partido, supongo que ya conoces a los haters. Individuos que tienen una gran devoción por atacar la imagen de proyectos o ideas, nadie los quiere, pero ellos están allí, listos para destruirte.

De alguna manera, es como si no pudieran aceptar que un proyecto pueda ser lo suficientemente bueno como para ser real.

No importa las intenciones de tu marca, siempre habrá alguien en desacuerdo y ya esto genera una probabilidad de crisis. Además de ello, es un hecho que no todas nuestras ideas son las mejores y en algún momento, podremos plantear un argumento que provoque disgusto en la audiencia.

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Y como comprenderás, lo que menos quieres es que tu público sienta que ya no te preocupas por él.

En ese sentido, cuando no se cuenta con un plan de comunicación, abres la puerta a un mayor número de errores de comunicación. Te expones a perder lo que ha tomado años en construir; tu imagen y reputación. Y además, serás más vulnerable al ataque de los que no soportan la idea de que un negocio sea un éxito.

¡Evitémoslo! Toma nota de las siguientes consideraciones y diseña el plan ideal para ti.

Elementos de un plan de comunicación profesional

Como profesional, no puedes dejar en manos del azar las ideas que ayudarán a resolver las crisis mediáticas. Necesitas tener al menos un esquema de cómo afrontarlas, o los lineamientos que deben regir la comunicación de la empresa.

Dicho de otro modo, para expresar de manera correcta el mensaje preciso, debes definir el lenguaje de tu proyecto. Tal y como si se tratara de una persona, el proyecto tiene una personalidad y eso incluye una manera de hablar, un conjunto de creencias y un estilo particular de ser.

En base a ello, el plan de comunicación debe diseñarse con la siguiente estructura.

  • Estudio de contexto.
  • Planteamiento de audiencia y canales.
  • Lenguaje de marca.
  • Mensaje central.
  • Filosofía para gestión de crisis.
  • Cronograma de actividades.
  • Herramientas para medición y analítica.

Con estas siete piezas, cualquier proyecto puede desarrollar un plan de comunicación de alto impacto. Y en efecto, necesitarás profundizar en cada uno de ellos.

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Estudio de contexto

Sin duda, el contexto es uno de los elementos más importantes del plan. Comprender dónde está parada la empresa y qué le rodea, te ayudará a ser oportuno en el momento de comunicar alguna idea.

Pocas cosas son tan desagradables como un comentario en el momento inadecuado. A nivel personal, esto no es tan grave, pero en un ambiente corporativo, eso se traduce en pérdidas de dinero.

Planteamiento de audiencias y canales

Por supuesto, como todo plan, necesitas definir el target y los medios que usarás para llegar a él. En el caso del plan a desarrollar, puedes tener diferentes tipos de audiencia y seguramente cada una se encuentre en plataformas distintas, por lo que necesitarás detallar tu lista de canales.

Ten en cuenta que no puedes simplemente enviar el mismo mensaje por todos los canales para todas las audiencias. Es fundamental optimizar la segmentación.

Lenguaje de marca

Por su parte, el lenguaje de marca está estrechamente relacionado con los objetivos y el propósito del proyecto. Si por ejemplo, se trata de una consultora financiera, no puede expresarse como si se tratase de una empresa de dulces para niños.

El perfil profesional de la marca depende de su rubro, su target, sus aspiraciones y su razón de ser. Esto le da forma al lenguaje.

Mensaje central

Así mismo, partiendo del lenguaje, siempre hay un mensaje central que predomina en la comunicación de la marca. Por ejemplo, cuando observamos el eslogan de McDonald’s, y luego analizamos toda su estrategia publicitaria, evidenciamos que todo gira en torno al “Me encanta”.

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De eso se trata el mensaje central.

Filosofía de gestión de crisis

Ciertamente es imposible saber en qué momento surgirá una crisis y mucho menos, qué tipo de crisis. Pero al igual que nos preparamos para resolver problemas en nuestra vida cotidiana, así mismo es importante definir un modelo de pensamiento corporativo que rija la resolución de conflictos.

Superar las crisis mediáticas depende del temple con el que la empresa ponga en marcha el plan de comunicación.

Cronograma de actividades

Ahora bien, de nada sirve que todo se quede en el papel. Una vez que definas la base conceptual de la comunicación, es necesario establecer un cronograma donde se efectúen actividades comunicativas.

Un elemento que va relacionado directamente con la ejecución de estrategias de relaciones públicas.

Herramientas para edición y analítica

Finalmente, antes de poner en marcha el plan de comunicación debes preparar la manera en cómo recolectarás los datos que posteriormente te ayudarán a entender el impacto de la estrategia.

Trabajar sin métricas, es apostar el esfuerzo, mientras que si cuentas con medidas y monitores para apreciarlas, estarás al tanto de si las cosas van como deben o no. Y por supuesto, en caso de que el plan no esté dando los resultados esperados, hay que tomar decisiones y ajustar lo que sea necesario.

Así que si no sabes si las cosas van bien o mal, de alguna manera ya estás perdiendo, estás en desventaja.