Analicemos la EDT, qué es, cómo funciona y cómo podemos desarrollar la nuestra.
Cuando nos encontramos en la gestión de un gran proyecto, debemos lidiar con diferentes miembros del equipo, tareas macro y subtareas. Todo, corriendo al mismo tiempo, aunque con cierto orden y determinada jerarquía en cuanto a los niveles de importancia.
Habiendo tanto por hacer, lo mejor es apoyarse en herramientas visuales que permitan estructurar un modelo de trabajo óptimo. Frente a ello, la Estructura de Desglose de Trabajo juega un papel importante.
¿Qué es EDT en Project?
Muchos se preguntan que es una EDT en proyectos y este básicamente se le conoce como «La Estructura de Desglose de Trabajo», es un sistema que permite organizar tareas y subtareas de diferentes niveles de manera visual. Esto permite obtener una apreciación completa de las áreas relacionadas con determinado proyecto, las personas involucradas y las etapas que deben superarse para alcanzar el objetivo.
Estas estructuras pueden desarrollarse en diferentes ámbitos, pero sin duda alguna, las herramientas de gestión de equipos de trabajo, suelen ser grandes aliadas para estructurar los procesos y designar responsables. Además, si nos apoyamos en sistemas automatizables, acortamos las brechas de errores y nos aseguramos de que el equipo cuente con la información clave en el momento oportuno.
Un ejemplo de estas herramientas son Trello y Asana; dos softwares freemium que harán que tu Estructura de Desglose de Trabajo sea impecable.
¿Qué elementos constituyan una EDT de un proyecto?
Para construir una EDT necesitamos entender a profundidad los requerimientos de cada proyecto. Partiendo de ello, separamos la información en tres niveles cruciales.
En el primero se representa el aspecto macro del proyecto; el objetivo general, lo que se desea lograr. Seguidamente se subdivide este en un siguiente nivel en el que se denotan los grupos de tareas por áreas de especialidad.
Finalmente, entra un tercer nivel que deriva de cada una de estas especialidades. En este nivel se detallan las tareas específicas que permitirán resolver o alcanzar lo propuesto en dicha especialidad.
Además de esto, el sistema debe contar con elementos de verificación, indicadores y la asignación de responsables. De esa manera, cuando el personal acceda a la información de la EDT, pueda concentrarse en lo que le compete. Gracias a esto, y con una excelente cultura organizacional, los equipos de trabajo alcanzan un mayor grado de efectividad.
¿Cómo elaborar una Estructura de Desglose de Trabajo?
Si deseas aprovechar al máximo el potencial de un EDT, lo primero que debes definir es el software o la herramienta/modelo que deseas utilizar. Dependiendo de la estructura organizativa de tu proyecto, habrá un modelo más viable que otro.
Para esto es importante entender que las Estructuras de Desglose pueden desarrollarse en base a:
- Kanban
- Gantt
- Calendario
Cualquiera de estas tres alternativas te permitirá estructurar el flujo de trabajo y, además, establecer marcos temporales específicos. Una vez definidos has de separar la estructura de acuerdo a los niveles planteados arriba.
Ten en cuenta que luego de establecer las actividades del nivel 3, todavía puedes agregar nuevos niveles de especificidad siempre que el proyecto lo amerite. No obstante, enfócate en un proceso simple y efectivo. A medida que puedas simplificar tareas, focalizas el esfuerzo del equipo de trabajo y obtienes mayor eficiencia.