Productividad y gestión del tiempo don dos conceptos que están estrechamente entrelazados. Uno no puede ser sin la existencia del otro y por ello, tanto profesionales de marketing como de cualquier otra área de especialidad, deben tomar cartas en el asunto y apuntar a una gestión más precisa.
En este momento pretendo revelarte algunas pautas y recomendaciones sobre qué puede hacer para manejar tu tiempo de manera más efectiva.
Factores que entorpecen la gestión del tiempo
La gestión del tiempo no es más que un proceso organizativo de las actividades que deben cumplirse y enmarcarlas en una línea temporal real. Más allá de querer establecer nuevos récords de productividad, se trata de ser objetivo y dedicar tiempo exclusivo al desarrollo de cada actividad.
De acuerdo con esto, dicha planificación se ve afectada por algunos factores como:
- Exceso de carga cognitiva para recordar tareas.
- Ausencia de una planificación.
- Falta de definición de prioridades.
- Desconocimiento sobre las partes del proceso productivo.
- Ausencia de los recursos necesarios para cada actividad.
- Distracciones.
¿Quieres poner esto a prueba? Solo piensa en esos momentos en los que el equipo de marketing no se toma el tiempo para establecer el checklist del día siguiente. La siguiente mañana deberán dedicar al menos media hora para revisar lo que hay que hacer. Además, en la discusión sobre las prioridades se puede ir otra media hora.
Adicionalmente, debido a que no hay nada estrictamente definido para comenzar el día, se dejan espacios para compartir ideas fuera del trabajo y alargar el período improductivo.
Al final del día, habrá una excesiva carga de trabajo, gran parte de una lista sin terminar, y por supuesto, suficiente estrés como para no querer dedicar minutos extra para el checklist del siguiente día. ¿Te ha sucedido algo similar?
En caso de que sea así, toma en cuenta los siguientes aportes y mejora la gestión del tiempo en tu equipo de trabajo.
Cómo mejorar la gestión del tiempo en mi equipo de trabajo
Gran parte de lo que implica mejorar la gestión del tiempo suele estar relacionada con una pequeña pausa al ritmo frenético de nuestras labores. En esa brecha, definir qué puntos requieren mayor atención y trazar un proceso de actividades consecutivas para lograrlo.
De esa manera, la mente está enfocada y en consecuencia, cada uno es más productivo.
Algunas de las técnicas más importantes para lograrlo son:
- Pomodoro: establece períodos de 20 o 30 minutos de trabajo sin distracciones y al finalizar toma un descanso de 5 minutos para luego iniciar de nuevo.
- Pareto: identifica las actividades importantes y urgentes para que puedas darle atención a lo que es prioritario en el tiempo adecuado.
- El arte de delegar: confía en tu equipo de trabajo. Ellos están para ayudarte con la carga y juntos son más productivos. Comparte las responsabilidades y suma la fuerza de todos para cumplir la planificación.
- Organiza el entorno y las actividades: tanto lo visual como lo cognitivo debe estar orientado a una filosofía de orden y cero distracciones. Al mismo tiempo, debe fomentar un flujo creativo natural, libertad para expresar nuevas ideas y suficiente energía como para que todo el proceso se esté llevando acabo correctamente.
Además de esto, ten en cuenta que necesitarás algunas herramientas como Trello y/o Asana para suavizar las complejidades de la gestión del tiempo en equipos de trabajo. No dudes en implementarlas y verás cómo aumenta tu eficiencia.
