A la hora de gestionar una agencia de marketing de éxito, la imágen es muy importante. No hay mejor tarjeta de presentación que la imágen que proyecta de sí misma. Por eso es importante cuidar todos los aspectos de la agencia.

Si la impresión que da es de una agencia de marketing anticuada, estancada en el tiempo y que funciona aún en gran parte de manera analógica, los clientes tendrán sus dudas a la hora de contratar nuestros servicios.

Por el contrario, si nuestra agencia funciona de manera ágil, moderna y utiliza todos los recursos digitales a su alcance, además de dar una mejor imágen, su resultados también serán mejores.

Más allá de la imágen que queramos proyectar, el uso de softwares específicos puede mejorar notablemente los procesos de nuestra agencia, repercutiendo directamente en el éxito y la satisfacción de los clientes.

Para ayudar a aquellas agencias que aún se encuentran atrasadas en lo que respecta al uso de softwares para su gestión, hemos recopilado algunas ideas que pueden resultar realmente útiles y que quizás desconocían.

5 Herramientas Para Facilitar Las Gestiones de Tu Agencia de Marketing

Software de contabilidad

Si bien una agencia de marketing no se encarga de gestionar los números de sus clientes, es una parte fundamental en su propio negocio. Si los números no se controlan, es muy probable que la agencia cierre en poco tiempo.

Es normal que no tengamos grandes conocimientos en contabilidad. Como mencionamos recientemente, somos una agencia de marketing, no una gestoría, por lo que hay cuestiones que se escapan a nuestro conocimiento.

Sin embargo, no siempre es necesario delegar o tercerizar las gestiones contables de nuestra empresa. Podemos hacer uso de un programa de contabilidad que nos asista en todas las cuestiones que tienen que ver con las finanzas y los números.

Estos software nos pueden dar una gran mano a la hora de mantener nuestra contabilidad al día y bajo control. Por un lado, nos asisten en las gestiones más importantes, proporcionando herramientas intuitivas e informes que nos ayudan tanto a realizarlas como a tomar decisiones fundadas.

Por otro lado, también automatizan muchas gestiones cotidianas. Asuntos como la conciliación bancaria o la detección y señalización de facturas pagadas, puede realizarse de manera automática y en pocos segundos, sin necesidad de que intervengamos.

De este modo ahorramos muchísimo tiempo en gestiones que no necesitan intervención humana y también en aquellas que sí la necesitan, pero que, al estar asistidos por el software, se realizan de manera más sencilla.

Implementar un software de contabilidad en nuestra agencia puede ser una gran manera de ahorrar tiempo y gestiones con la tranquilidad de que toda nuestra contabilidad está bajo control.

Almacenamiento en la nube

La gestión documental es primordial tanto para gestionar nuestra agencia como para poder trabajar de manera ágil con nuestros clientes. Lidiamos con muchísimos documentos y archivos de todo tipo y es importante que estén organizados y accesibles.

En primer lugar, se puede presentar el problema de los documentos en distintos soportes. Lo más cómodo y seguro es que los documentos estén en formato digital. Sin embargo, sabemos que esto no siempre es posible.

Aún muchos clientes nos entregan documentos en papel o escaneados de manera rápida y en formato imágen. El principal problema de esto es que si intentamos digitalizar nuestra agencia, todos los datos que contienen estos documentos deberán volcarse manualmente. Esto supone una pérdida de tiempo considerable.

Además, está el problema del almacenamiento. No es igual tener documentos digitales organizados en carpetas y accesibles desde cualquier dispositivo, gracias al almacenamiento en la nube, que documentos físicos apilados.

Estos últimos pueden perderse, arruinarse, quedarse ilegibles con el tiempo, etc. Corremos el riesgo de quedarnos sin documentos importantes a causa de una mala elección del formato.

La solución a este problema pasa por el uso de software OCR (Optical Character Recognition). Este tipo de programas se encarga de escanear, analizar y reconocer todos los caracteres presentes en una foto un archivo de imágen.
De este modo, no importa en qué formato nos envíen el documento, gracias al software OCR podremos convertirlo en un documento digital en pocos segundos. 

El programa se encarga de todo, nosotros solo debemos revisarlo y tendremos un documento como si hubiese sido creado a través de un ordenador.

Si lo combinamos con otras herramientas, el software volcará los datos automáticamente y nos permitirá tener todos los archivos ordenados, archivados e indexados de manera correcta y fáciles de encontrar.

CRM

Hasta ahora, todas las herramientas que hemos mencionado son para una mejor gestión interna. Si bien a raíz de su uso nuestras gestiones pueden ser más rápidas y mejores, ninguna afecta directamente a los clientes.

El caso de los CRM ―gestor de relación con los clientes según sus siglas en inglés― es particular. Por un lado, objetivamente mejora de manera sustancial la gestión de nuestra agencia con sus clientes. Por otro lado, sirve para mejorar nuestra atención al cliente y afecta directamente a las estrategias o campañas de marketing que creemos.

Por tanto, podemos decir que un CRM sirve tanto para nuestra agencia internamente, como para los clientes que nos contactan y contratan.

Un CRM, en pocas palabras, podría describirse como una base de datos donde se recopila toda la información de cada cliente. Sin embargo, esto da más la impresión de una hoja de cálculo aburrida y poco práctica.

Los CRM han nacido justamente para evitar que una base de datos sea solamente eso, un conjunto de información. Estos programas nos proporcionan muchas herramientas internas para poder realmente sacarle partido a los datos que tenemos.

Obviamente, nos permiten tener los datos, preferencias, costumbres y todo lo necesario para poder dar a los clientes la atención que se merecen en pocos segundos. De este modo agilizamos todas las gestiones y los clientes están más satisfechos.

Los CRM son particularmente útiles en lo que respecta al marketing porque nos permiten tener una visión global de nuestros clientes, leads y clientes potenciales. Podemos generar un buyer persona con datos reales y ajustar la campaña de marketing a ese perfíl.

Por el contrario, si queremos ampliar nuestra clientela o audiencia, podemos apuntar a un perfíl demográfico distinto o más amplio que aquel que ya es cliente.
Esto es aplicable tanto a nuestra agencia, como a los clientes que nos contraten. Quienes también se podrán ver beneficiados por este software y podrán darnos información más precisa para utilizar como punto de partida.

Gestor de proyectos

Una agencia de marketing funciona por campañas y proyectos. Sin embargo, cada cliente puede requerir más de un proyecto a la vez y si el número de clientes es medianamente amplio, esto puede suponer un gran número de proyectos y tareas a realizar al mismo tiempo.

Es muy fácil perderse, descuidar determinadas tareas o incumplir plazos si no se tiene una organización clara.  Tanto si trabajamos solos como si colaboramos con distintos compañeros, tener una visión global de las tareas a realizar puede suponer una gran ayuda.

Para estos casos es aconsejable utilizar un gestor de proyectos que nos ayude a tener organizado y en un mismo lugar todas las tareas pendientes de realizar.

Podemos crear un tablero general para todo, o uno individual para cada cliente o proyecto, lo importante es crear en él fichas que incluyan todas las tareas junto con sus datos relevantes: personas que participan, fecha límite de entrega, documentación necesaria, comentarios del cliente, etc.

Al tener todo organizado y visualizado claramente delante, podremos organizar mejor nuestro día desde el principio. Dedicarle el tiempo necesario a aquellas tareas que requieran mayor atención y, sobre todo, estar pendientes a los deadlines.

Gestor de redes sociales

Al igual que sucede con los últimos softwares mencionados, este también puede ser utilizado por nuestra agencia a modo personal o puede servirnos para gestionar los datos de nuestros clientes.

No vamos a hablar de la importancia de las redes sociales en los negocios hoy en día porque creemos que es algo que todos tienen claro.  Es necesario tener un perfíl activo, relevante y con contenido de calidad.

El problema es que muchos perfiles implican mucho tiempo y es justamente de lo que no siempre disponemos.

Un gestor de redes sociales nos permite gestionar varios perfiles a la vez sin tener que cambiar de herramienta. Tienen un mando único desde el que podremos responder mensajes, comentarios, interacciones y reacciones de manera sencilla.

Además, nos permiten publicar y programar las publicaciones para que no tengamos que estar pendientes de hacerlo manualmente.

Los gestores de redes sociales, además, se encargan de medir y evaluar los resultados de cada publicación. Proporcionan informes que nos ayudan a ver si el impacto causado era el esperado o si tendremos que realizar modificaciones o plantearnos un enfoque distinto para mejorarlo.

Tenemos, por tanto, una manera muy cómoda de mantener perfiles en redes vivos y a la vez analítica y datos sobre el éxito de cada publicación o campaña. En definitiva, todo lo que una agencia de marketing necesita.