Desde hace varios años, los símbolos de diagrama de flujo han sido empleados en el área de informática para la descripción de los algoritmos, procesos y software.
Sin embargo, hoy en día han sido adoptados por las empresas para la documentar y visualizar los procesos manejados de manera interna, con el objetivo de minimizar los errores y mejorar la toma de decisiones.
¡Aprende a identificar los más símbolos del diagrama más utilizados en el sector empresarial!
¿Qué es un diagrama de flujo y para qué sirve?
Corresponde a un método capaz de representar los diferentes procesos que ocurren dentro de una empresa o sistema. Para lograrlo, se apoyan en símbolos de diagrama de flujo y normativas estandarizadas que ayudan a describir visualmente ese paso a paso.
Ahora bien, estos diagramas sirven principalmente para describir una actividad o proceso a través de su simbología. Además de facilitar la representación de los procesos simples o complejos de una manera sencilla.
Cada símbolo tiene un significado particular que le ofrece una información precisa al espectador. Por ejemplo, el símbolo del rectángulo es utilizado para referirse a los procesos.
Algo importante a mencionar sobre los diagramas de flujos, es que para su desarrollo deben seguir las reglas especificadas en 1960 por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI), sobre cómo comunicar adecuadamente lo que ocurre detrás de un proceso.
Símbolos de diagrama de flujo más utilizados en el sector empresarial
Aunque existe una gran variedad de símbolos de diagrama de flujo, las empresas utilizan aquellos que les permiten reflejar los pasos o acciones dentro de un proceso o secuencia. Ellos son:
- El paralelogramo
Corresponde a uno de los símbolos de diagrama de flujo más empleados, ya que permite indicar las “entradas o salidas” de los procedimientos.
- El óvalo
Al momento de representar el inicio o parada de un proceso, el símbolo a utilizar es el óvalo.
- El Rectángulo
Siempre están presente en las representaciones, ya que están relacionados a las acciones que conllevan en un proceso.
- Las líneas de flujo y flechas
Ambos símbolos se combinan para mostrar gráficamente hacia dónde debe dirigirse el rumbo de cada proceso. Es decir, si para el lado izquierdo o derecho.
- Los diamantes
Forman parte de los símbolos esenciales en las secuencias o procesos empresariales, ya que indican la toma de decisiones. Del mismo modo, es importante mencionar que siempre proporcionan caminos alternativos para que el usuario pueda más de una opción para decidir.
Paso a paso para hacer un diagrama de flujo con sus símbolos en una empresa
La representación visual de un diagrama de flujo incluye el uso de varios símbolos de diagrama de flujo para indicar cada una de las secuencias que intervienen en los procesos empresariales.
Con respecto a la manera en cómo representarlos, puede ser a través de una hoja mediante el dibujo de los símbolos, o de manera digital mediante el uso de programas que los incluyan.
Ahora bien, los pasos a seguir para hacer un flujograma son:
- Se definen los objetivos y resultados esperados
Los objetivos del diagrama de flujo siempre deben ser definidos en primera instancia, así como los resultados esperados. Del mismo modo, aclarar los procesos o secuencias que se deben llevar a cabo para conseguirlos.
Cuando hay más de un objetivo a perseguir, lo más adecuado es dividir los diagramas. Es decir, trabajar uno por cada objetivo planteado.
Esto ayudará a mejorar la organización y descripción del mismo. Además de lograr que sea fácilmente comprensible para todos.
- Se identifica el punto de arranque y cierre del proceso
Con los objetivos claros, lo siguiente es definir el punto de arranque y cierre del proceso. Para ello, es importante conocer a profundidad cómo funcionan cada uno de ellos y decidir cuál será el punto de partida y el punto final.
- Inicia la selección de símbolos del diagrama de flujo
De todos los símbolos de diagrama de flujo que existen, se hace la selección de aquellos relacionados a las secuencias a describir. La idea es ir construyendo visualmente el diagrama.
- Se conectan los símbolos relacionados a través de líneas y flechas
Se procede a conectar o relacionar los procesos plasmados utilizando flechas y líneas de flujos.
- Revisión final del diagrama
Luego de haber plasmado los procesos con sus respectivos símbolos, es importante hacer una revisión final del mismo. Una manera de darse cuenta si hay o no algún error, es haciendo parte a las personas involucradas para que logren detallarlo.
- Mantenerlo actualizado
Si hay alguna actualización en los procesos antes descritos, es importante reflejarlo en el diagrama. Esto les permitirá a todos los miembros a estar informados sobre los cambios implementados en un proceso empresarial.
¿Cómo emplear adecuadamente los símbolos de diagrama de flujo?
La mejor forma de saber si están utilizando adecuadamente los símbolos de diagrama de flujo es analizando su representación. Es decir, si el símbolo elegido refleja el proceso indicado, y si las relaciones entre ellos son coherentes.
Del mismo modo, siempre se aconseja emplear los símbolos específicos y no exagerar en su uso, ya que podrían influir negativamente en su comprensión.
Ventajas de utilizar los símbolos de diagrama de flujo en una empresa
Las empresas que incluyen los símbolos de diagrama de flujo en sus procesos, pueden tener acceso a las siguientes ventajas:
- Claridad visual sobre cómo funciona la empresa
Todos los miembros de la empresa pueden entender fácilmente cómo funciona, gracias al diagrama de flujo. Y es que, a través de su representación pueden visualizar cómo es la secuencia de cada proceso.
- Facilita la comunicación entre los colaboradores
Los colaboradores sienten mayor confianza en las reuniones laborales, ya que pueden comunicar de una manera más simple, las secuencias que hay detrás de un proceso complejo. Por lo tanto, los símbolos de diagrama de flujo sirven de apoyo para comunicar las informaciones
- Provee una documentación visual para los procesos
A las empresas les resulta muy útil poder explicar uno o varios procesos a través de símbolos y no de extensos manuales. Dicha documentación puede ayudar a comprender mejor el paso a paso de una actividad laboral.
No cabe duda que el uso de símbolos de diagrama de flujo puede ayudar a representar y comprender los procesos simples y complejos en el entorno empresarial.