En cualquier modelo de negocio en el que exista flujo de materiales entrantes y salientes, es necesario implementar un Kardex. Un sistema de control que permite a la administración entender de una mejor manera qué ocurre con los bienes transaccionales de la empresa.
Este minucioso registro permite visualizar de manera clara el estado actual de la mercancía existente y los movimientos relacionados a estas en tiempo real. Gracias a esto, es más sencillo establecer rutinas de compras, mejorar las ventas y optimizar la selección de proveedores.
¿Quieres saber más al respecto? ¡Lee esta nota hasta el final!
¿Qué es el sistema Kardex?
El sistema Kardex es una variación de un sistema de inventarios convencional. En este se lleva un registro exacto y frecuentemente actualizado sobre la mercancía con la que una empresa realiza actividades comerciales.
Dentro de este sistema de registro, se detallan asuntos importantes como la fecha de ingreso y caducidad (En caso de perecederos), número de lote o folio, tipo de operación (entrante o saliente), detalles de la operación y demás.
De esta manera se puede tener un control preciso sobre lo que se posee, lo que se ha vendido, perdido o dañado; las nuevas adquisiciones, entre otros. En consecuencia, el control de mercancías permite desarrollar estrategias de costes, de productividad, de mejoras financieras e incluso hasta estructurales.
Relación entre Kardex e Inventario
Ciertamente, el inventario y un Kardex son similares. Ambos registran ítems pertenecientes a una persona o entidad. Sin embargo, cuando se trata de un inventario se habla de todos los bienes y activos de la empresa.
En otras palabras, el inventario incluye elementos operativos, no necesariamente transaccionales. Por ejemplo, los equipos ofimáticos del almacén, muebles de oficina, u otros.
Mientras tanto, el Kardex se concentra únicamente en el asunto comercial. Es decir, el registro se enfoca en todos aquellos productos que se compran, almacenan y venden en la empresa. Por lo tanto, tiene un enfoque estrechamente ligado a las finanzas, la productividad y la sostenibilidad de la empresa.
No significa que uno sea más o menos completo que el otro, sino que el propósito de cada uno es claramente distinto. Lo que, al final, permite establecer mejores criterios de uso.
Consejos para desarrollar un Kardex correctamente
Si has llegado a este punto, entiendes que el uso de un Kardex en tu negocio te puede ayudar a establecer mejores medidas para la mejora productiva. En caso de que así sea, permíteme presentarte algunos consejos prácticos para que puedas optimizar el registro de tu mercadería de acuerdo a tus necesidades.
- Desarrolla una tabla de registro en Excel o Google Sheets
- Establece columnas de datos realmente relevantes y específicas
- Asegúrate de actualizar la tabla constantemente
- Sé específico y detallista con las observaciones relacionadas a cada transacción
- Crea copias de seguridad siempre que te sea posible
- Analiza los movimientos periódicamente para detectar oportunidades
Recuerda que el registro de las transacciones, más allá de dejar un respaldo, nos permiten identificar tanto oportunidades, como detalles que desfavorecen la actividad comercial. Así que, con esto en mente, sé lo más específico y detallado que puedas en el control de la mercadería de tu negocio.