Toda empresa que quiera tener un flujo de actividades óptimo y que su personal cuente con la carga de trabajo adecuada, debe partir de una buena organización. Al diseñar un plano en el que se especifique cada función, no hay espacio para discrepancias en los roles; por lo tanto, con un manual de funciones, la empresa tiene una base organizativa sobre la cual puede trabajar.
En esta oportunidad, analizaremos qué es este documento, por qué debemos integrarlo en nuestra organización, y, por supuesto, todo lo que necesitas para desarrollarlo con éxito.
¿Qué es un manual de funciones?
Dentro de los diferentes documentos que construyen la base organizativa de una empresa, está el manual de funciones; un documento que permite a la empresa detallar las actividades indispensables de cada persona que trabaja en la firma.
Podría decirse que es un documento capaz de extender la información del organigrama; este manual, además de presentar los diferentes cargos de la empresa, detalla las actividades, responsabilidades, relaciones y hasta el perfil solicitado para cubrir cada rol.
Teniendo una naturaleza pública dentro de la empresa, todo el personal puede apoyarse en dicho manual (MOF) para garantizar que los procesos se desarrollan bajo los lineamientos adecuados. En consecuencia, el documento es un respaldo organizativo que permite mayor tranquilidad a todas las partes y claridad en cuanto a las responsabilidades.
¡Veamos algunas de sus ventajas!
Ventajas de implementar un manual de funciones
Una vez implementado un manual de operaciones y funciones, el flujo operativo de la empresa comienza a mejorar. Cada empleado conoce sus responsabilidades, la criticidad de su rol y bajo qué relaciones ha de desenvolverse.
En consecuencia, el clima organizacional gana puntos de mejora y en última instancia se optimiza la productividad del personal. Habiendo dicho esto, puntualicemos las ventajas más significativas de la implementación.
- La empresa determina qué tipo de roles son necesarios para el funcionamiento global.
- Se establecen los perfiles profesionales que deben reclutarse para dichos cargos.
- Determina actividades específicas dentro de un marco lógico-operativo.
- Establece los límites o cobertura en las actividades de cada perfil.
- Anula la posibilidad de sobrecargo en un determinado rol o departamento.
- Establece las relaciones de dependencia, la jerarquía operativa y toma de decisiones.
- Permite una mayor comprensión del rol por parte del trabajador.
- Fomenta el sentido de pertenencia.
Como habrás notado, el potencial del MOF va mucho más allá que solo ordenar en papel los roles de cada departamento. Es una guía para garantizar que la misión y visión de la empresa se desarrollan bajo lineamientos específicos.
Además, hace constar a todos los integrantes de la empresa que su trabajo tiene un propósito particular y que las metodologías a emplear en las actividades diarias están orientadas al beneficio común.
Requerimientos para la implementación de un MOF
Es importante destacar que, a pesar de ser un documento crucial dentro del ámbito administrativo, no todas las empresas lo implementan desde el principio. Y aunque nunca es tarde para diseñar e implementar mejoras, es necesario entender que toda implementación conlleva unos requerimientos.
En efecto, el MOF no es la excepción de la regla, por lo que es importante que consideres los siguientes factores.
- Antes de hacer el primer borrador, debemos conocer todos los detalles operativos y administrativos de la empresa.
- Es fundamental separar las actividades por departamentos para abordar cada una de las áreas de especialidad.
- Requiere de la participación de quienes están al frente de los distintos departamentos.
- Una vez finalizado, es importante difundirlo en el personal y fomentar el beneficio común del compromiso colectivo.
Cómo realizar un manual de funciones de una empresa
Ahora que conocemos cuan valioso puede llegar a ser este documento, debemos aprender a hacerlo cuanto antes. Permíteme compartirte un proceso ordenado que puedes copiar para que tu MOF esté en óptimas condiciones.
Separa las actividades de la empresa de acuerdo al organigrama
Lo primero es apoyarte en el propio organigrama de la empresa. Separa las actividades, departamentos y crea toda la estructura de la empresa.
No importa si se trata de una empresa grande o pequeña, es un hecho que, si tratas de abordar todo el MOF a la vez, colapsarás, o en su defecto, quedará defectuoso. Tomará tiempo, pero valdrá la pena desarrollar el manual ordenadamente.
Enfócate en cada uno de los departamentos por separado
Una vez tengas todas las partes, toma una de las áreas como foco para comenzar a desarrollar el manual. La idea es completar toda la información de un departamento para luego pasar al siguiente, con el mismo método para completar el MOF.
Ten en cuenta que la primera etapa del manual de funciones entra dentro de lo conocido como borrador. Tómate el tiempo para hacer todas las modificaciones necesarias en esta etapa; esto te ayudará a reducir las rondas de edición cuando comiences a aplicar el método en los siguientes departamentos.
Detalla los cargos que hacen vida en el departamento
Describe uno a uno los respectivos cargos que dan vida al departamento. Detalla sus actividades, responsabilidades, requisitos del perfil, beneficios para el personal del área y demás. Asegúrate de ser específico, es la única manera de que el manual realmente brinde el soporte organizativo que amerita la empresa.
Con esta información de manera explícita hay menos vacíos operativos y no hay excusas ni por parte de la empresa ni por parte del personal para cumplir con sus responsabilidades pactadas.
Construye las relaciones y las condiciones en el trabajo
Establece la estructura jerárquica de cada perfil del departamento. Determina quién o quiénes están a cargo y cómo se distribuye la plantilla. Además, aprovecha este espacio para definir las condiciones de trabajo, especificar espacios, condiciones, horarios y acuerdos necesarios.
Establece los puntos evolutivos
Define cuáles son los siguientes puntos de la organización a los que los empleados se pueden promover según el desempeño en su perfil. Más allá de una mera ilusión, este enfoque permite al personal visualizar un futuro dentro de la empresa; se le otorgan motivos para dar lo mejor de sí y retarse a sí mismo para llegar cada vez más lejos.