Desde la aparición de los folios digitales, tanto los emprendedores como empresas pueden cumplir con sus obligaciones fiscales sin problema. Además de entregar un comprobante digital por los servicios/ productos vendidos. Sin embargo, no es lo único para lo que sirven.
¡Descubre a qué se refieren este tipo de folios y cómo sacarles el mejor provecho!
¿A qué se le conoce como folios digitales y cómo identificarlos?
Los folios digitales hacen referencia a los folios o facturas fiscales que normalmente conocemos; con la única diferencia de que no son realizados en papel sino de manera digital.
Dicha terminología nació en México, con la intención de actualizar la entrega de comprobantes fiscales a su versión digital.
Ahora bien, la forma de identificarlos es a través de las siguientes características:
- Están conformados por 32 números, los cuales resultan de una combinación alfanumérica. Además de que se encuentran divididos en grupos de 5 números y separados por un guion.
- Tienen un identificador universalmente único (UUID) que no se repite.
- Son generados de manera automática y aleatoria por un proveedor autorizado de certificación (PAC).
¿Dónde se encuentra ubicado el número de folio fiscal en una factura?
Hay dos métodos para conseguir el UUID en los folios digitales:
- Directamente desde el archivo PDF
Cuando se descarga el archivo PDF de la factura o comprobante digital, es posible encontrar esta información en la parte superior o al final. Todo dependerá del sistema de facturación utilizado.
Pero, la manera más fácil de reconocerlo es revisando la ubicación de las siglas UUID dentro del documento.
- Desde el archivo XML
Si prefieres trabajar con el archivo XML, puedes trabajar con la función “lupa” para escribir las siglas UUID y dejar que sean ubicados automáticamente.
¿Para qué sirven los folios digitales?
Dentro de los principales usos de los folios digitales tenemos:
Ofrecen la oportunidad de emitir facturas
La primera forma de uso es para la emisión de facturas o comprobantes que hacen parte del popular timbre fiscal donde se suele incluir la siguiente información:
- La fecha de expedición de la factura o comprobante
- Un sello digital de la empresa o persona que lo emite
- El certificado y sello del Servicio de Administración Tributaria (SAT)
Hacer relaciones entre diferentes comprobantes fiscales
Ayuda a relacionar varios comprobantes fiscales entre ellos mismos. Por ejemplo, si existe la necesidad de cancelar una factura vieja por algún error para generar una nueva, es posible hacerlo.
Para quienes disponen de un facturador electrónico, la relación se hace a través del sistema de forma automática.
Realizar la verificación de la autenticidad de comprobantes digitales por internet
Mediante los folios digitales es posible verificar la autenticidad que tienen los comprobantes electrónicos y al mismo tiempo comprobar si se encuentran registrados en el SAT.
¿Cuáles son los requisitos para obtener folios digitales?
Los requisitos exigidos para obtener folios digitales son:
- Disponer de una firma electrónica, ya que debe estar incluida en la factura. Dicho trámite puede ser realizado desde las oficinas del SAT.
- Contar con un sello digital.
- Tener números de folios aprobados por la plataforma SAT.
Cómo elegir el mejor proveedor de folios digitales
Debido al gran interés generado por los folios digitales, existe una gran variedad de proveedores en el mercado que ofrecen este servicio. Sin embargo, para hacer una inversión segura, es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Verificar si el proveedor ofrece un DEMO del sistema de facturación. De esta manera, tendrás la oportunidad de probarlo y revisar si se ajusta a lo que estás necesitando o no.
- Evaluar si incluye el sello digital SAT. En caso de que no cuenten con ello, no es recomendable optar por ese proveedor.
- Descubrir los módulos que incluye el sistema como: gestión de flujo de cajas, cálculo del estado de los resultados, servicios para la facturación, entre otros. Todo dependerá de lo que requieras, ya que algunas veces incluyen servicios extras no relacionados al tema principal de facturación.
- Asegurarse de que tenga un buen funcionamiento en México. Si no es así, no vale la pena seleccionarlo.
- Obtener cotizaciones de diferentes proveedores para elegir el que mejor te convenga con respecto al precio-calidad.
- Que sea un distribuidor autorizado.
¿Qué costo tienen los folios digitales?
El costo final de los folios digitales dependerá en gran parte del precio que maneje el proveedor y la cantidad de folios que requieras para tu empresa.
Por ejemplo, un sistema con 10 folios puede estar oscilando entre $90 a $130 pesos mexicanos. Mientras que uno de 20,000 folios puede tener un precio desde $17,000 hasta $19,000 pesos. Sin embargo, son precios orientativos.
No cabe duda la ayuda que proporcionan los folios digitales para llevar un control de gastos y emitir facturas legales por la venta de productos o servicios. Lo mejor de todo es que puedan ser enviadas vía internet.