Aprende a construir un diagrama de flujo a partir de elementos básicos y dale sentido al proceso que deseas optimizar.
Es sorprendente cómo con la ayuda de herramientas simples, se puede dar respuesta a problemas complejos de la planificación y la organización. Cuando se trata de la planificación de procesos, por ejemplo, es común enfrentarse a una serie de pasos específicos que cuentan con reacciones variables.
Tener en cuenta cada una de las posibilidades es elemental para establecer con anticipación las vías a tomar, pero considerarlas de manera mental es un verdadero desafío. Sin embargo, gracias a los diagramas, todas las ideas pueden ser plasmadas definiendo las únicas rutas posibles, a fin de facilitar la toma de decisiones y un apego al plan.
Elementos de un diagrama de flujo
Un diagrama de flujo, o diagrama de proceso es una representación gráfica de los pasos que se deben llevar a cabo para conseguir un determinado fin. Gracias a una estructura simple, permite ordenar el flujo de trabajo de manera que facilita la identificación de etapas. Además, provee las respuestas al qué hacer en caso de que surja una de las eventualidades comunes.
Esta estructura está diseñada sobre una serie de símbolos que funcionan como nodos dentro de una red de pasos. Con la ayuda de líneas con punta de flecha, se representa el sentido de las acciones de principio a fin.
Ahora bien, los símbolos que puedes utilizar en el diagrama dependen de la sección que desees representar. Estos son los principales elementos del diagrama de flujo.
- Rectángulo con bordes redondeados = Inicio / Fin.
- Rectángulo = Operaciones / Acción.
- Rombo = Preguntas / Decisiones.
- Romboide horizontal = Entrada o Salida de datos.
- Rectángulo alterado = Al alterar un rectángulo con curvas en la línea inferior, se crea el símbolo para representar documentos.
- Círculo = Nodo / Conector.
- Llave = Notas.
- Flechas = Sentido cronológico del proceso.
Es importante destacar que existe una variedad de símbolos adicionales para representar etapas complejas dentro de los procesos. Aun así, la mayoría de los diagramas de flujo cuentan con los descritos arriba para su médula central.
Consideraciones para desarrollarlo
Crear un diagrama de flujo será tan fácil o difícil según la claridad con la que se maneje la información. Cuando no se tiene idea de cómo debería ser el proceso, el diagrama tomará demasiado borradores; pero si se conoce a detalle qué se debe hacer y qué objetivo se persigue, todo estará listo más rápido.
Para ello, es recomendable plasmar un algoritmo que preceda el diagrama. Éste es una especie de guion que permite identificar las etapas del proceso, la secuencia de las operaciones y las vías alternas en caso de imprevistos.
Con un algoritmo detallado serás capaz de entender qué elementos son necesarios y cuáles son prescindibles dentro del proceso. Una vez definido este, solo resta pasar a la simbología o elemento del diagrama de flujo para comenzar a graficar.
Estoy seguro de que la mayor cantidad de tiempo se te irá en el desarrollo del algoritmo; ya el proceso gráfico será pan comido.