Cualquier emprendedor con miras a expandir una idea (o cualquier jefe de departamento) debe ser capaz de sintetizar información sensible ante directivos, inversionistas e incluso aliados comerciales. Para ello, debe considerar las características de un informe ejecutivo y plasmar de una manera directa todo lo que el interesado encontrará en un documento más extenso.
Si has estado en algún cargo directivo, sabrás que el tiempo es ajustado y no siempre hay espacio en la agenda para documentarse acerca de las nuevas propuestas del negocio. Por ejemplo, si te entregan cerca de 10 documentos con más de 10 páginas cada uno, ¿podrías leerlos rápidamente? Quizás con el modo “lectura rápida”, sí. Sin embargo, para tratarse de un asunto del negocio, hay que analizar con calma y allí entra lo esencial del informe ejecutivo.
Características de un informe ejecutivo
Considerando que este documento pretende hacer una síntesis de los puntos más relevantes inmersos en un documento más extenso, un informe o resumen ejecutivo debe contar con las siguientes características.
- Longitud máxima de 2 páginas.
- Lenguaje formal (no confundir con “lenguaje técnico”)
- Estilo sencillo y fluido.
- Separación del contenido en subtemas.
- Planteamiento de situación, ideas, decisiones y resultados esperados.
- Autoconclusivo
La idea de este informe es que el ejecutivo pueda hacerse una idea de lo que está ocurriendo o el tipo de propuestas que están surgiendo. Si el contenido del resumen es relevante, el ejecutivo en cuestión seguramente organizará la agenda para adentrarse en el documento completo. De esa manera, estará al tanto de los pormenores de la situación y podrá hacer un mejor trabajo.
Ahora bien, ¿imaginas dedicar horas de lectura a un informe extendido solo para darte cuenta que la propuesta no es acorde? ¡Demasiado tiempo perdido! Así que debemos aprender, cuanto antes, a elaborar este tipo de resúmenes.
Cómo estructurar las características de un informe ejecutivo
Si bien es cierto que al cumplir con las características de un informe ejecutivo habrás adelantado mucho del trabajo en el proceso de toma de decisiones, si no existe un orden, es poco probable que se alcancen los objetivos. Para ello, permíteme mostrarte cuatro fases en las que podrás organizar todo el contenido y así lograr un impacto profesional con tu informe.
En primer lugar, debes enfocar el informe hacia la situación que requiere solución o atención. Posteriormente, necesitas realizar un planteamiento directo de la o las posibles soluciones; sección que es sucedida por la descripción del impacto de esas decisiones a fin de que se aprecie una proyección del camino a tomar.
Finalmente, debes aterrizar las ideas en una conclusión que justifique o le dé más fuerza a la idea central del informe.
Al principio notarás que ocasionalmente es más complejo resumir una idea que describirla detalladamente. Sobre todo cuando se trata de un asunto delicado que debe resolverse en la empresa o una idea de negocio que debe presentarse ante una junta de inversionistas.
No obstante, en la práctica es más sencillo de lo que acabas de leer. Te sugiero tomar dos casos hipotéticos y realiza tus primeros bocetos aplicando las características de un informe ejecutivo. Posteriormente estarás listo para enfrentar cualquier situación que demande uno de estos documentos.