Inicia un nuevo año y con él un sin fin de eventos. Las redes sociales juegan ahora una parte importante de cómo las personas experimentan casi todos los eventos, lo que significa un montón de nuevas oportunidades para sacar provecho de tu estrategia de marketing de eventos. Todo lo que necesitas son las herramientas adecuadas y un plan.

Ya sea que estés organizando un evento de networking con un centenar de profesionales de la industria o un festival de música con miles de asistentes, las redes sociales pueden ayudar a correr la voz y conectar con tu público.

Para lograr tus metas, debes tener una estrategia de marketing de eventos prevista para antes, durante y después del evento. He aquí cómo puedes aprovechar los beneficios de las redes sociales en cada paso del camino.

Antes del evento

1. Piensa en un hashtag corto, memorable y único.

Este es un elemento vital en tu estrategia de marketing para tu evento, toda la información necesaria, las interacciones, campañas de promoción y además del seguimiento se facilitará gracias al uso de este hashtag. Una vez que piensas que tienes un buen candidato para el hashtag oficial del evento, asegúrate de que tiene capacidad para la siguiente prueba:
¿Es único? Los Hashtags en los eventos de marcas están diseñados para ayudar a los asistentes y ponentes aislando la información relevante, por lo que sería una lástima si todo se perdió en el ruido, si alguien más lo está usando actualmente o ha sido utilizado el mismo hashtag en el pasado.
¿Es corto? un Tweet exitoso que promociona su evento debe contener un enlace de llamado a la acción y una imagen, junto con el hashtag. ¿Puede caber todo en un Tweet, dejaste suficiente espacio para un “RT” y suena coherente? Si no, puede que tengas que replantearse el hashtag.
¿Es fácil de escribir y recordar? Evita algo que puede ser mal escrito o fácilmente malinterpretado o que pueda ser contraproducente.

Una vez que encuentras un hashtag que cumpla con todos los criterios, inclúyelo en todas las publicaciones relevante para el caso, cualquier contenido especial promovido en los blogs o medios de comunicación tradicionales, así como cualquier material y promocionales físicos como carteles o volantes de publicidad del evento.

2. Haz un plan de promoción en las redes sociales

Escoge redes sociales que desees usar para promover el evento, asigna diferentes niveles de importancia a cada una para ver donde la información se actualizará en primer lugar, y qué tipo de información se dará a conocer a través de cada canal. Por ejemplo, si tus canales primarios son Twitter y Facebook, programa todas las publicaciones importantes, descripción del evento, y los detalles del mismo, tales como la ubicación y las veces que se publicará en estas redes. Canales secundarios, como Instagram o Pinterest, pueden tener un ligero retraso en las publicaciones, puedes compensar ese retraso con un vídeo, una foto o una lista de verificación de invitados.

En Facebook, puedes configurar una página separada, dedicada a toda la información relevante. Utiliza el campo para incluir todos los enlaces pertinentes, e introducir el hashtag oficial del evento. Puedes publicar cualquier cambio de último minuto en el TimeLine del evento para actualizar a todos los invitados.

En Twitter, escribe varios Tweets incluyendo la ubicación, el tiempo, una URL rastreable abreviada de la página oficial del evento, así como el hashtag oficial del evento.

En Instagram, tomar fotos de una vista previa del lugar, los invitados, volantes y cualquier otra cosa que pueda ser visualmente atractiva. Incluye el hashtag oficial del evento.

En Pinterest, crea pins dedicados a diversos aspectos de tu evento, tales como talleres, oradores invitados y artistas, así como cualquier aspecto organizativo, diseño de folletos, mercancía o un interés común entre todos los asistentes. Como Pinterest es una red social muy visual, añade tantos elementos visuales como puedas, incluyendo fotos, videos, e infografías.

3. Resalta a tus invitados de honor

Haz ruido mostrando a tus mayores activos: tus invitados especiales. Una vez que se han confirmado todos los influenciadores o los artistas, tómate el tiempo para rastrear y compartir sus cuentas de redes sociales. Incluye el hashtag oficial del evento, así como una llamada a la acción (a registrarse para el evento o comprar boletos).

4. Programa Tweets para el día del evento

Prepara Tweets que contengan toda la información; podrían buscar si estaban interesados en asistir al evento: la hora y el lugar, una dirección URL a la página web con más información, y cualquier otra cosa que pueda ser relevante y que se mantenga sin cambios en la día del evento.

5. Utiliza los anuncios orientados

Si estás organizando un evento en tal ubicación, y deseas estar seguro de que están llegando a tu público objetivo, considera invertir en un par de anuncios de Facebook dirigidos.

Por ejemplo, si estás organizando un evento en Nueva York, puedes optar por impulsar un post a los usuarios en los Estados Unidos, o más específicamente, al lugar cero en la ciudad de NY.

6. Haz una campaña en las redes sociales para el sorteo de entradas

Si has compuesto impecables publicaciones, pero la venta de entradas todavía no están cumpliendo tus expectativas. O simplemente no parecen estar respondiendo a un simple anuncio, puede ser el momento para darle vida a tu táctica de venta de entradas, organizando un sorteo.
Incluye el hashtag del evento o la cuenta del Twitter oficial de tu marca como el requisito para una entrada: pondrá a tu marca en el radar y ayudará a mantener un registro de todas las entradas y publicaciones.

Durante el evento

1. Monitorear y colaborar con los asistentes en las redes sociales

Responder a cualquier pregunta sobre el evento. Puedes hacer esto más fácil mediante la creación de una corriente de búsqueda con tu hashtag para que rastree cualquier interacción que lo contenga.
Comparte publicaciones sociales interesantes. Selecciona las fotos más descriptivas, así como vídeos de los asistentes y repostea lo que ellos publicaron en tus propios canales.
Presentar sus reclamaciones sobre el evento. Si el mensaje contiene más de una sugerencia que se puede hacer para mejorar la próxima vez, y no deja una mejora para el evento actual, reconoce el mensaje de la persona y dale las gracias por ponerse en contacto contigo. Asegúrate de tomar nota de todas las sugerencias o quejas presentadas durante el evento en un documento por separado, esto te ayudará con tu evaluación posterior al evento.

2. Organiza campañas de promoción on site

Con el fin de animar a los asistentes a compartir sus experiencias de tu evento en las redes sociales, haz una campaña de promoción en el lugar que los recompense por etiquetar sus publicaciones con el hashtag oficial del evento. En el lugar las campañas son una gran manera de mantener a tus asistentes comprometidos y entretenidos, así como ayudar a tu marca a aumentar la visibilidad de tu evento en las redes sociales.

Después del evento

1. Cuenta una historia en las redes sociales

Otra razón para alentar a las personas que asistieron a tu evento a hablar de ello en las redes sociales es la creación de una narrativa post-evento. Claro, puedes decirle a tu audiencia de las redes sociales que el evento fue un éxito en tu blog o en un Tweet, pero ¿no sería mejor que los asistentes lo contaran con sus propias palabras, imágenes y vídeos? Puedes componer una historia de Tweets de tus asistentes y fotos en Instagram organizándolos en una narrativa. También puedes ordenar la historia en orden cronológico, o resaltando los momentos favoritos de los asistentes del evento.
2. Pide a los participantes evaluar tu desempeño
Si estás pensando en organizar eventos similares en el futuro, es importante obtener información sobre lo que funcionó bien y qué áreas podrían mejorarse.
Anima a los asistentes del evento a expresar su opinión mediante la realización de una encuesta rápida post-evento. Puedes aumentar la participación con la organización de un sorteo entre los que completen la encuesta, recompensarlos con la asistencia gratuita para el próximo evento a organizar, etc.

3. Analiza tu propio desempeño en social media

Finalmente, dado que las redes sociales desempeñaron un papel tan importante en tu estrategia de marketing de eventos, es importante tomar nota de cómo lo realizaste. ¿Acaso Twitter aumentó la visibilidad de tu evento? ¿Qué tanto los anuncios de Facebook ayudaron a llegar a la audiencia? Cada una de estas redes tiene su propia herramienta de análisis para ayudarte a obtener los indicadores necesarios para medir la contribución de las redes sociales para tu marketing de eventos. Además de que conociendo tal desempeño podrás sacar lo mejor de tu experiencia en marketing de eventos para hacerlo mucho mejor la próxima vez.

 >Agradecimiento especial a Hootsuite para la realización de éste artículo.

¿Te interesó? ¡Compártelo en tus redes!