Todo tipo de empresa registra la venta de productos o servicios, y aunque existen diversas herramientas de respaldo, la nota de venta suele jugar un papel interesante. Sobre todo, cuando deseas expandir tu empresa a través de proyecciones comerciales.
Si todavía no estás familiarizado con este tipo de documento, y no sabes por dónde comenzar, estás en el lugar ideal. Acompáñame en este breve recorrido y te mostraré todo lo que necesitas saber para comenzar a mejorar la rentabilidad de tu empresa a través de esta herramienta.
¿Qué es una nota de venta?
Una nota de venta es un documento catalogado como herramienta de registro. Se trata de un formato en el que la empresa vendedora registra los artículos o servicios a transar y los acuerdos comerciales establecidos con el cliente.
Dentro de la información relevante se encuentra las cantidades a pagar, método de pago y ocasionalmente, los plazos para cerrar la venta. Gracias a esto, las empresas y consumidores pueden contar con un documento que respalda las transacciones. Evidentemente otorga mayor transparencia al comercio y mayor confianza para ambas partes.
Características de las notas de venta
A diferencia de las facturas, la nota de venta se caracteriza por no ser documento fiscal. En consecuencia, no tienen ningún efecto tributario y, de hecho, es administrado solo entre empresa y consumidor.
Es un formato que resume datos de las transacciones y los agrupa de la siguiente manera.
- Fecha de la transacción
- Artículos y/o servicios a transar
- Datos de la empresa
- Datos del cliente
- Valor unitario del producto/servicio
- Valor por cantidades
- Subtotal
- Impuestos
- Total
- Método de pago
- Observaciones adicionales
Una vez emitida, la empresa debe constatar con firma y sello que el documento es oficial. Además, es necesaria la existencia de dos ejemplares de la nota. De esta manera, el cliente puede poseer una y la empresa la otra.
Uso de la nota de venta para favorecer las finanzas
Entendiendo de qué se trata una nota de venta, ya puedes inferir en el tipo de usos que le puedes dar para favorecer las finanzas de tu negocio. No obstante, nos tomaremos un espacio para analizar algunas de las mejores alternativas.
Respaldo comercial
Inicialmente, gracias al respaldo de las notas de venta, minimizas en gran medida los reclamos por transacciones inexistentes o inconclusas. Gracias a este documento, todas las ventas están sustentadas en documentos con su respectiva copia, y eso les da un soporte extra a tus operaciones comerciales.
Registro y proyección de ventas
Por otra parte, estos documentos te permiten entender la tendencia comercial; es decir, si la actuación comercial está resultando favorable o no. En consecuencia, serás capaz de realizar proyecciones más acertadas, lo que te acercará a tus metas organizacionales.
Control de inventarios
Adicionalmente, considerando las salidas de mercancía en calidad de producto vendido, puedes entender la situación actual de tu inventario. Controlas qué mercancía está comprometida y sabes en qué momento necesitas gestionar la reposición de stock.
Control de cuentas por cobrar
Finalmente, has de considerar que, en muchos casos, las notas de venta no siempre representan transacciones inmediatas, sino acuerdos que están por cumplirse. En ese sentido, este documento te permite llevar un mayor control sobre las transacciones por efectuarse, o, en otras palabras, las cuentas por cobrar.