La contabilidad es la disciplina que permite manejar correctamente las finanzas ya sean personales, de un emprendimiento o incluso de grandes empresas. Y dentro de esta, existen conceptos clave que te ayudarán a desenvolverte correctamente; como es el caso de cargo y abono.

Gracias a estos dos elementos de la contabilidad, puedes levantar un registro exacto de cada transacción, favoreciendo así la claridad con respecto al manejo de las finanzas. Por supuesto, ambos registros ameritan un alto grado de precisión para que el resultado, al finalizar el mes, sea el esperado.

En esta oportunidad abordaremos los puntos necesarios para manejar correctamente estos detalles de tu libro contable.

Libro y asientos contables, cargo y abono

Para entender a profundidad lo que implican estos elementos de la contabilidad es necesario separar sus conceptos clave. Hablamos de tres grandes partes que encierran las actividades financieras y permiten un registro óptimo para un control de primera.

Veamos cada una de estas, por separado, para luego engranarlas en una comprensión macro del tema y que así, puedas optimizar el manejo de tus finanzas.

Libro contable

Si estás llevando a cabo alguna actividad que involucre flujo de efectivo, es importante contar con un documento que te permita llevar los registros. Cada centavo que entra y sale del negocio, importa, y por eso los registramos en un mismo libro.

Gracias a esta herramienta, puedes evidenciar en tiempo real el estatus de tus finanzas o la de tu proyecto. En efecto, podrás identificar a tiempo si está saliendo más dinero del que entra o si la tendencia de los fondos es a disminuir y, en ese caso, implementar medidas correctivas no será mayor problema.

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El documento que permite llevar a cabo estos registros es el libro contable, el cual se puede manejar en herramientas digitales como Excel, Sheets o algún software de contabilidad.

Asiento contable

Por su parte, el asiento contable es el término técnico que recibe cada anotación del libro. El propósito es realizar anotaciones estructuradas para que los datos provean información útil. Por ejemplo, las fechas de las transacciones, ingresos, egresos y balance diario.

Los asientos contables cuentan con etiquetas particulares que describen el tipo de actividades, montos empleados y algunas referencias para comprensión futura del movimiento. Por ejemplo, la entrada de $1.200 en la cuenta de banco por concepto de ventas del día, o el pago de $300 en efectivo para las compras de insumos.

Es precisamente en los asientos contables donde se especifican los cargos en las cuentas y los abonos por parte de los consumidores de nuestra empresa.

Cargos

Cuando hablamos de cargos, hacemos referencia a todo lo que implica un egreso. Fácilmente podemos referenciar una compra en línea; de inmediato vemos un nuevo cargo en nuestra tarjeta de crédito o débito. De la misma manera, cuando tenemos pagos domiciliados a nuestra cuenta bancaria, cada mes se efectúan cargos por conceptos de algún servicio domiciliado.

Bajo ese contexto, los cargos, en finanzas, se refieren a aquellas transacciones que involucran una disminución de los fondos en determinada cuenta. Si hablamos de la caja o efectivo, y realizamos el pago a algún proveedor, de inmediato debemos registrar un nuevo cargo en dicha cuenta.

Al finalizar el mes, podemos realizar un análisis concreto sobre el uso del dinero. Tenemos una estadística en cuanto a los gastos que nos permite realizar una mejor planificación para el siguiente período.

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Abonos

Finalmente, tenemos el concepto de abonos, que no es más que la contraparte de los cargos. En este apartado el enfoque se dirige a los ingresos; indiferentemente de la cuenta y el motivo, toda actividad que represente un incremento de los fondos debe ir etiquetada en esta categoría.

Gracias a este registro, podemos identificar si nuestras actividades comerciales están siendo productivas. Fácilmente puede aplicar al concepto de ventas, rendimiento de inversiones, salario percibido u otros.

El objetivo de cualquier proyecto financiero es que la relación de cargo y abono sea siempre favorable; es decir, que los ingresos siempre estén por encima de las cuentas por pagar. Si no es el caso, es indispensable tomar medidas correctivas en el modelo comercial, reducir los motivos de egresos y trabajar arduamente en potenciar las líneas de abono.

reglas de cargo y abono
Qué es cargo y abono

Reglas del cargo y del abono para su registro

Para registrar cada cargo y abono contabilidad correctamente, necesitas establecer una estructura previa en tu libro contable. Se para los datos en tres columnas y tres filas; de esta manera podrás registrar tu tabla por asiento contable.

La primera columna comprende las cuentas involucradas en la transacción, por ejemplo:

  • Pago a proveedores
  • Compras
  • Ventas
  • Banco
  • Caja o efectivo
  • Otros

Luego, en la columna central, se asigna el título “debe”. Esto implica apuntar el monto de la transacción. Es importante contabilizar hasta los decimales de manera precisa, y expresar los valores en su moneda local.

Finalmente, en la última columna asignamos el título “haber”. Esta se diferencia de la anterior, porque en esta se refleja la cuenta afectada por el cargo o abono.

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En efecto, en cada asiento contable, sea para cargo o abono, tenemos una cuenta de origen y una cuenta de destino y gracias a esta columna se lleva a cabo el registro adecuado. Veamos un ejemplo.

Cargo y abono ejemplos de cómo registrarlo contablemente

Ahora que conocemos todas las partes para el registro es importante aplicar las reglas del cargo y del abono, a través de un ejemplo sencillo.

Para este caso, recurrimos a una anotación en la que la empresa recibe un pago de $5.000 por concepto de ventas mayoristas. En efecto, se efectuó a la cuenta bancaria corporativa, así que se registra de la siguiente manera.

CuentaDebeHaber
Banco$5.000
Ventas mayoristas$5.000

Ahora bien, si se trata de un cargo, en el que la empresa paga el salario de sus empleados, el registro se haría de la siguiente manera.

CuentaDebeHaber
Pago de nómina$30.000
Banco$30.000

De esta manera, queda explícito el tipo de movimiento financiero, las cantidades empleadas, motivos y las respectivas cuentas de origen. Así, al finalizar el período podrás tener información clara sobre el balance y cuando se carga y cuando se abona.