Aprender cómo hacer un oficio resulta de mucha utilidad para enviar comunicados formales y explicar una situación o requerimiento, de una manera rápida y sencilla.
Aunque inicialmente eran utilizados únicamente por instituciones públicas, hoy en día se han sumado empresas privadas, debido a su validez oficial.
¡Descubre los tipos de oficios que existen y el paso a paso sobre cómo redactarlos!
¿Qué es y para qué sirve hacer un oficio?
Un oficio corresponde a un documento emitido por una institución, la cual puede ser pública o privada, que sirve para enviar un comunicado sobre:
- Un procedimiento
- Una solicitud o requerimiento
- Comunicar o avisar sobre una situación en particular
Dicho documento consta de máximo dos páginas y la escritura que se maneja para su redacción es de carácter formal.
Cómo redactar un oficio de solicitud efectivo
Elaborar un oficio de solicitud es un proceso que requiere claridad y formalidad. Para ello, es fundamental iniciar el documento con los datos del remitente y del destinatario. Esto incluye nombres completos, cargos, direcciones y, en su caso, teléfonos. Una presentación adecuada es clave para que el oficio sea tomado en cuenta.
El siguiente paso consiste en redactar el motivo de la solicitud. Es importante ser conciso y directo, explicando la razón por la cual se está haciendo la petición. Se recomienda incluir los siguientes puntos:
- Descripción clara del asunto.
- Justificación de la solicitud.
- Posibles beneficios o consecuencias.
Finalmente, se debe cerrar el oficio con una frase de agradecimiento y una despedida formal. No olvides incluir tu firma y, si es necesario, un anexo con documentos que respalden tu solicitud. La cortesía y el respeto son esenciales en este tipo de comunicaciones.
Para facilitar la comprensión, a continuación se presenta una tabla con los elementos esenciales de un oficio de solicitud:
| Elemento | Descripción |
| Remitente | Nombre y datos de contacto de quien solicita. |
| Destinatario | Nombre y cargo de la persona a quien se dirige la solicitud. |
| Motivo | Exposición clara de la solicitud y justificación. |
| Cierre | Frases de agradecimiento y despedida formal. |
Tipos de oficio y forma de redactarlos
Los tipos de oficios dependerán del tipo de destinatario al que serán enviados. Ellos son:
- Oficios para destinatarios institucionales
Los oficios institucionales pueden ser enviados de manera interna y externa. En el caso de los internos hay una subdivisión:
- Oficios internos locales
Son aquellos emitidos y enviados a cualquier departamento dentro de la empresa.
- Oficios internos foráneos
Son enviados a otros edificios o empresas gubernamentales.
- Oficios externos
Se expiden a organismos privados o público en general, que no guarden relación con el gobierno. Además de otras empresas que no pertenezcan a la misma compañía, como, por ejemplo, sucursales.
- Oficio para una o varias personas
Los oficios también pueden ser enviados a una o varias personas.
- Oficios simples (para una sola persona)
También conocidos como oficios directos, son aquellos enviados únicamente a una persona o institución en particular.
- Oficios múltiples
Al tratarse de oficios enviados a varias personas, su redacción es más universal, ya que el objetivo es que sea comprensible para todos.
Ahora bien, al momento de cómo hacer un oficio es importante tener en cuenta que, aunque se suele utilizar hoja tamaño oficio, también se puede optar por el formato de tamaño carta y A4.
Dentro de los elementos que siempre debe incluirse en su redacción, se encuentran:
- Lugar y fecha
El lugar y fecha debe estar conformado del mes, día, año. Además del lugar de expedición.
- La numeración
La numeración puede variar dependiendo de la institución. La idea es que el documento esté bien identificado. Debe estar organizado en este orden: número, siglas de la institución y año en curso.
- Nombre del destinatario
No suele ocupar más de cuatro líneas en el oficio. Incluye información sobre nombre del destinatario completo, cargo y lugar.
- Asunto y resumen del oficio
Se detalla el asunto y seguido de dos puntos se procede a hacer un resumen del contenido del oficio.
- Cuerpo o contenido
La información dentro del oficio debe ser realizada en tono formal, incluir el nombre y DNI inicialmente, para luego escribir la solicitud o comunicación. Es importante destacar con negritas las palabras claves importantes, sin que sobrepasen el 15% del texto.
- Despedida
Despedirse de una manera cordial. Además de agregar el “atentamente” junto a la firma y nombre del emisor. Para darle mayor validez al documento, agregar el logotipo o sello.