De toda la paquetería de Microsoft Office, Excel es una de las herramientas más interesantes, pero a su vez, una de las menos comprendidas. O al menos fue así en ambientes no relacionados con la administración.

No obstante, con la llegada de la revolución tecnológica surgieron nuevas profesiones y ahora existe un mayor interés en este tipo de herramientas. De hecho, estaremos de acuerdo a que vivimos en un mundo de datos; y basados en ellos, podemos detectar necesidades que nos guiarán a orientar nuestros proyectos.

En ese sentido, ahora Excel se presenta como ese As capaz de analizar infinidades de datos, calcular variables y además mostrarnos gráficamente los resultados del análisis. Razón por la cual, los especialistas en áreas como el marketing se decantan por utilizar.

Ahora bien, sé que si creas un nuevo libro para analizar tus datos de mercadeo, y no conoces el comportamiento de las celdas, la labor se puede convertir en un verdadero dolor de cabeza. Así que te será mucho más práctico saber cómo aprovechar las funcionalidades de Excel para marketing, antes de abrir un nuevo documento.

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Las celdas como coordenadas de datos

Lo primero que encontrarás en el programa es que la hoja cuenta con una rejilla con millones de casillas denominadas celdas. Y ellas son las responsables de almacenar los datos que analizaremos luego.

Una manera práctica de entender el funcionamiento de las celdas, es compararlas con coordenadas. De hecho, a diferencia de los procesadores de texto, en Excel no hay tanta necesidad de una regla para mantener los márgenes.

Por su parte, este cuenta con un eje Alfabético en forma horizontal y un eje Numérico vertical, los cuales nos ayudan a entender cada celda en una ubicación única. Por ejemplo, solo existe una celda B33.

Sabiendo esto, podemos crear tablas de contenido, que nos permiten organizar datos de manera comparativa y en determinadas columnas calcular la relación de ciertos datos, sin necesidad de digitar número por número. Es decir, podemos usar la coordenada de cada celda para hacer referencias dentro de una fórmula y el programa nos arrojará el resultado que buscamos.

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Automatización de Excel

Además, cuando cuentas con una tabla extensa, cuyos datos ya están relacionados, y debes modificar alguno de ellos, imagina la alteración de la tabla, si hubiese que editar todos los campos relacionados con ese dato.

Sin embargo, gracias a la automatización de interpretación que brinda Excel con las referencias por celda y no por dato, cuando se edita un valor dentro de una celda, todas las celdas que involucran ese valor dentro de sus cálculos, se editan automáticamente.

Agrupar, comparar, calcular y mostrar

Mediante este mismo principio, serás capaz de agrupar todas las variables de tu campaña de marketing, de tus procesos operativos, la producción de tu empresa y calcular el rendimiento en un solo lugar.

En ese sentido, una de las maneras más comunes de usar Excel para marketing, es el cálculo de efectividad de conversión en las campañas publicitarias. Y por supuesto, al ser una herramienta especializada en matemáticas, también es frecuente en el cálculo de presupuestos.

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No obstante, aunque a través de las tablas puedes ordenar los datos y realizar los cálculos, puede parecer un poco complejo de analizar cuando se es más visual que analítico. Pero Microsoft ha equipado esta herramienta con la proyección gráfica.

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En otras palabras, una vez completada la carga de datos, con un par de clics extra puedes obtener una colorida gráfica que facilita la comprensión de dichos datos.

La clave está en detallar ordenadamente los datos a analizar y disponer de las fórmulas correctas para interpretarlos. Pero una vez lo comprendas, entenderás por qué muchos profesionales han decidido especializarse y utilizar Excel para marketing, ingeniería, contabilidad u otra carrera.