Siempre que un negocio apunte a la excelencia y a la expansión, necesitará acoplar herramientas y sistemas capaces de sostener ese crecimiento. Por ello, el uso de chatbots y sistemas de automatización no son prescindibles en este tipo de negocios.

No importa el rubro de negocio en el que te encuentres, siempre puedes apalancarte en estas tecnologías para crecer. Así que en este artículo exploraremos los aspectos más relevantes a considerar en la adquisición de estas herramientas y algunas sugerencias de selección.

Sistemas de automatización en ATC

Un indicador de crecimiento de un negocio, sin duda es la cantidad de personas que interactúan y se vuelven clientes. Si la tasa de clientes mensuales aumenta, aumenta la facturación y en consecuencia la rentabilidad de la actividad comercial.

No obstante, la atención al cliente o ATC siempre debe ser lo más precisa posible. En efecto, atender a 10 clientes al día, no se compara a la atención de 1.000 clientes al día; si la empresa crece, indudablemente debes automatizar.

Afortunadamente, mediante la incorporación de softwares de automatización y de gestión de clientes, como los CRM, puedes agilizar el proceso sin necesidad de expandir tanto tu plantilla de personal en el área.

Customer Relationship Management

Con un CRM de máxima eficiencia, como Bitrix24, puedes estructurar todo un sistema de ATC dentro de un pipeline y asegurarte de que tu prospecto reciba toda la información que lo guiará al proceso de compra.

Gracias a estos tableros, puedes organizar la información de miles de clientes y gestionar de manera oportuna cada una de las solicitudes. Además, puedes crear equipos de trabajo con acceso a dichos tableros, delegar y organizar responsabilidades, entre otras funciones.

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De esta manera, el flujo de trabajo se optimiza y se pueden ejecutar grandes cantidades de trabajo en menor tiempo.

Potenciar ATC con chatbots

Ahora bien, ciertamente el CRM te permite optimizar una inmensa carga de trabajo haciendo que el flujo de la misma sea mucho más simple y estructurado, sin embargo, podría mejorar aún más.

Si a un sistema completo como Bitrix24 le integras un chatbot dentro de los diversos canales de comunicación, puedes acelerar exponencialmente la ATC. Principalmente, porque los bots diseñados para gestionar conversaciones pueden operar aun y cuando tú no estés conectado.

Cuando se integran estas dos tecnologías, el proceso entero de ATC alcanza su máximo grado de eficiencia. Principalmente por los siguientes motivos:

  • ATC está abierto 24/7
  • El usuario recibe la información adecuada en el momento preciso
  • Se recoge la data de los temas de interés del usuario
  • Es más sencillo levantar estadísticas de gestión
  • El chatbot puede gestionar miles de conversaciones a la vez
  • El sistema no se agota, ni sufre de bajas emociones

¿Cuándo necesitamos de un agente?

Evidentemente, existen casos en los que los usuarios necesitarán atención humana para sentirse valiosos como clientes. Puede suceder que la inquietud, duda o sugerencia de un cliente en particular no esté programada en el bot, o que sean tantas las interrogantes, que lo mejor sea comunicarse mediante llamada o visita.

Ante estas situaciones, lo ideal es que el mismo sistema sea capaz de conectar a dicho cliente con un agente experimentado. Si la información previamente cargada en el bot no es suficiente, es crucial que el cliente reciba una atención humana profesional.

Consideraciones para adquirir un sistema de automatización y chatbots

Ahora que conoces la importancia de contar con herramientas efectivas en tu negocio, has de tener en cuenta algunos aspectos antes de invertir en alguna de las opciones.

Versatilidad

No importa qué tan efectivo sea un sistema o bot dentro de un área, si no es capaz de adaptarse a cambios en las políticas o la evolución del proyecto mismo. El sistema debe ser versátil, moldeable.

Grado de personalización

Además, necesitas que tanto el sistema de automatización como el chatbot, sean lo más personalizables posible. El mensaje y el estilo de estas herramientas debe ser coherente con tu proyecto, por ende, debes ser capaz de personalizarlo a más de 75%.

Funcionalidad

Adicionalmente, debes considerar qué tan completo es el panel de funciones. Recuerda que el objetivo es que el negocio crezca, así que, para ello, debes proyectar el tipo de funciones que requieres en determinadas situaciones.

Escalabilidad

En ese mismo orden de ideas, sirve de poco cuando un sistema no es del todo escalable. Piensa en que hoy atiendes 100 clientes al mes, pero que deseas que sean diez o cien veces esa cantidad. ¿El sistema y el bot son capaces de adaptarse a la nueva magnitud?

Capacidad de integración con otros sistemas

Finalmente, recuerda que, de acuerdo al tipo de proyecto necesitarás trabajar con más de una plataforma. Por lo tanto, asegúrate de que entre ellas sea posible lograr integraciones, puesto a que, de esta manera, lograrás la eficiencia máxima del sistema macro de ATC.

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Por ejemplo, con Bitrix24 serás capaz de estructurar sistemas de ATC capaces de gestionar decenas de miles de clientes al día. Además de automatizar e integrar con otras plataformas para lograr el máximo de optimización.

Para mejorar la productividad y automatizar aún más los procesos en tu empresa, Bitrix24 ha lanzado una herramienta innovadora basada en inteligencia artificial: Copilot.
Servicio proporcionado por Bitrix, Inc. con sede en Alexandria, VA.